En deux lignes
Créer la fiche ne suffit pas. Un véhicule bien entré, ce sont huit gestes : la fiche, les documents, le site, le conducteur, les moyens de paiement, les rappels, la connexion à l'ANTAI et l'état des lieux. Plusieurs règles de détection signalent ce qui a été oublié.
Un véhicule mal entré ne se voit pas tout de suite. Il se voit des mois plus tard, quand une contravention arrive sans qu'on puisse désigner personne, quand une carte carburant circule sans plafond, ou quand un contrat expire sans que personne n'ait été prévenu. Les huit gestes ci-dessous ferment ces trous à l'arrivée.
1. Créer la fiche
Marque, modèle, immatriculation, VIN, type de carburant, émission de CO₂, financement et dates de contrat. Voir ajouter un véhicule et remplir sa fiche.
Les données du contrat — dates, loyer, kilométrage prévu — nourrissent les cinq règles de la famille Contrats et leasing : Contrat expiré — véhicule toujours actif, Contrat expirant sous 6 mois, Rappel de fin de leasing en retard, Dépassement kilométrique contractuel et Mensualité de leasing anormalement basse.
2. Verser les documents
La carte grise d'abord, puis l'attestation d'assurance et le contrat, chacun avec sa date d'expiration quand il en a une. Voir classer les documents de la flotte.
3. Rattacher au site
Un véhicule en service sans site, entré dans la flotte depuis plus de 15 jours — ou sans date d'entrée —, déclenche la règle Véhicule actif — aucun site assigné. Renseignez donc le site et la Date d'entrée dans le parc dès la création : ce sont les deux premiers champs de la section Détails d'entrée du parc. La liste Sites montre, pour chaque site, le nombre de véhicules rapporté à sa capacité, par exemple « 8 / 15 ».
4. Affecter le conducteur
Nominatif ou pool partagé, le geste n'est pas le même : une affectation attribue le véhicule à une personne, une réservation prend un créneau sur un véhicule partagé. Voir affecter ou réserver un véhicule et assigner un véhicule à un conducteur.
5. Les moyens de paiement
La carte carburant avec son porteur et son plafond, puis le badge de télépéage, s'il y en a un.
Deux règles de détection surveillent ces objets : Cartes carburant actives — non attribuées et illimitées — une carte active sans véhicule, sans conducteur et sans plafond de dépense — et Badge télépéage en attente — aucun véhicule lié — un badge en attente depuis plus de 7 jours sans véhicule lié.
6. Poser les rappels
Les échéances réglementaires et contractuelles : contrôle technique, fin de contrat, assurance. Sur un parc, ne les posez pas un par un : une règle de rappel peut viser un groupe de véhicules ou toute la flotte. Voir créer une règle de rappel. Si le modèle a un plan d'entretien, rattachez-le : voir créer un plan de maintenance.
7. Connecter à l'ANTAI
Ouvrez Infractions, puis Véhicules ANTAI. Chaque véhicule y porte un Statut — Connecté ou Non connecté — et un bouton : Connecter, en vert, ou Déconnecter, en rouge. Un véhicule Non connecté se connecte d'un clic sur Connecter. Voir désigner le conducteur d'une infraction.
8. Faire l'état des lieux
Une inspection faite à la livraison, avant le premier trajet, sert de point de comparaison à la restitution. Voir réaliser une inspection de véhicule.
Et la télématique
Regardez la colonne Connecté de la liste des véhicules. Elle prend quatre valeurs : Connecté, Connecté par OEM, Admissible et Non connecté. Seuls les véhicules Connecté et Connecté par OEM apparaissent sur la carte de localisation et dans les trajets. Pour équiper un véhicule d'un boîtier, voir commander des boîtiers télématiques ; avant toute pose, réglez le mode privé si le véhicule peut être utilisé à titre privé.
Questions fréquentes
Dans quel ordre, vraiment ?
La fiche d'abord : tout le reste s'y rattache. Ensuite l'ordre importe peu, pourvu que les huit gestes soient faits.
Comment vérifier qu'un parc repris est complet ?
Par les règles de détection, qui révèlent les trous : Véhicule actif — aucun site assigné, Contrat expiré — véhicule toujours actif, Cartes carburant actives — non attribuées et illimitées. Voir les règles de détection.
Et à la sortie ?
Le parcours inverse, avec un piège : bloquer la carte carburant et le badge de télépéage. Aucune règle de détection ne signale un véhicule sorti du parc dont la carte reste active : c'est à vous d'y penser. Voir sortir un véhicule du parc.
Pour aller plus loin
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