En deux lignes
La fiche d'un employé se remplit en quatre blocs, dont un permis de conduire avec sa date d'expiration. C'est elle qui permet d'assigner un véhicule ou de désigner un conducteur après une infraction ; l'accès au logiciel, lui, s'ouvre à part, dans la gestion des utilisateurs.
Presque tout le reste du logiciel pointe vers une personne : un véhicule assigné, un sinistre, une désignation de conducteur, un badge, une inspection. Si la fiche n'existe pas, ces liens restent vides — et ce sont eux qui font la différence entre un parc suivi et une liste d'immatriculations.
Créer la fiche
- Dans la barre latérale, ouvrez Employés, puis Employés.
- Cliquez sur + Ajouter un employé, en haut à droite. Le formulaire s'ouvre en pleine page.
- Sous Informations de base, renseignez la Civilité, le Prénom, le Nom de famille et l'E-mail — obligatoires, marqués d'un astérisque — puis le Numéro de téléphone.
- Sous Informations du travail, indiquez le N° Badge RFID si vous en utilisez, la Fonction, le Groupe (Site) — obligatoire, et plusieurs sites sont possibles — et la Catégorie véhicule, un champ libre.
- Sous Informations personnelles, complétez le Lieu de naissance, la Date de naissance, l'Adresse, la Ville et le Code postal.
- Sous Permis de conduire, saisissez le Numéro de permis, le Lieu de livraison, le Pays, la Date de livraison et la Date d'expiration.
- Déposez la copie dans Document (Permis), puis cliquez sur Sauvegarder.
Les libellés Lieu de livraison et Date de livraison traduisent maladroitement « délivrance » : ce sont le lieu et la date auxquels le permis a été délivré, pas une adresse de livraison. Ils s'affichaient ainsi au 6 octobre 2026.
Le permis mérite d'être renseigné
Cinq champs pour un permis, cela paraît beaucoup. Trois usages le justifient.
La désignation après une infraction demande l'identité du conducteur et son numéro de permis — voir désigner le conducteur d'une infraction.
La date d'expiration se surveille comme une échéance de véhicule : une règle de Rappels générales peut porter sur un employé plutôt que sur un véhicule — voir créer une règle de rappel.
La responsabilité de l'employeur, enfin : laisser conduire un véhicule de société sans permis valide expose l'entreprise, et la copie jointe montre qu'elle a vérifié.
Employé, conducteur, utilisateur
Trois notions que l'écran sépare, et qu'on confond souvent.
Être employé, c'est exister dans ce module. Cela suffit pour se voir assigner un véhicule, recevoir une désignation, porter un badge.
Avoir un accès au logiciel est autre chose. Il s'ouvre dans les paramètres, écran Gestion des utilisateurs, par Ajouter un accès : on y choisit l'employé associé, ses rôles et ses sites. Deux onglets séparent l'Accès web de l'Accès application mobile. Voir ouvrir un accès au logiciel.
Les droits attachés à un accès se règlent dans la gestion des rôles — voir gérer les rôles et les autorisations. Un parc compte souvent beaucoup plus de conducteurs que d'utilisateurs, et c'est normal.
Lire la liste
Deux onglets : Actif et Archivé.
Le tableau porte les colonnes Nom, E-mail, Téléphone, Fonction, N° Badge RFID, Statut du compte, Site et Actions. Trois filtres : Sites, Fonction et Statut du compte.
Le menu de la ligne porte quatre gestes : Voir, Modifier, Ajouter un badge RFID et Archiver.
Questions fréquentes
Faut-il créer une fiche pour un intérimaire ?
Oui, dès qu'il conduit. Sans fiche, aucune désignation n'est possible si une contravention tombe pendant sa mission.
À quoi sert le badge RFID ?
Il relie la personne à une carte RFID. Le numéro se saisit dans la fiche, ou par Ajouter un badge RFID dans le menu de la ligne ; les cartes se gèrent dans les paramètres — voir gérer les cartes RFID.
Comment surveiller les permis qui expirent ?
Par une règle de Rappels générales dont Le rappel concerne un Employé. Voir créer une règle de rappel.
Et la protection des données personnelles ?
La fiche contient date et lieu de naissance, adresse et numéro de permis : ce sont des données personnelles. Elles se conservent le temps de la relation de travail et de ce que la loi impose ensuite — l'archivage, et non la suppression, est le geste à préférer tant que ce délai court.
Pour aller plus loin
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