En deux lignes
Carte grise, contrôle technique, attestation d'assurance, contrat de location : un document rattaché à un véhicule et daté devient une échéance qu'on peut surveiller, au lieu d'un fichier qu'on cherche. L'ajout se fait en deux écrans.
Un document de flotte sert deux fois : le jour où on le demande — un contrôle routier, une restitution, un sinistre — et le jour où il expire. Un fichier posé dans un dossier partagé répond à la première occasion mais jamais à la seconde. C'est toute la différence que fait ce module.
Ajouter un document
- Dans la barre latérale, ouvrez Documents.
- Cliquez sur Ajouter un document, en haut à droite.
- Sous Détails du document, saisissez le Titre.
- Choisissez le Véhicule auquel la pièce se rattache.
- Choisissez le Type — contrôle technique, carte grise, assurance, contrat, selon votre catalogue.
- Déposez le fichier dans Pièce jointe.
- Cliquez sur Continuer, puis complétez l'écran suivant, notamment la Date d'expiration.
Donnez au Titre une forme stable : « Contrôle technique 2026 » plutôt que « scan_doc_final2 ». C'est ce titre qui s'affiche dans la liste, et c'est par lui qu'on cherche.
La date d'expiration est le vrai sujet
C'est le champ qui transforme un classement en surveillance.
Un document daté devient une échéance : il remonte dans la liste, se filtre, et peut être croisé avec un rappel. Sans date, le document reste consultable mais personne ne saura qu'il a expiré — et le jour où on s'en aperçoit, c'est généralement parce qu'un tiers l'a signalé.
Les quatre pièces qui méritent toujours une date : le contrôle technique, l'attestation d'assurance, la fin du contrat de location, et la carte grise si elle est provisoire.
Pour être prévenu avant l'échéance plutôt qu'après, posez un rappel en regard — voir gérer les rappels d'échéance. Le document prouve, le rappel prévient : les deux sont complémentaires.
Lire la liste
Le tableau porte les colonnes Véhicule, Immatriculation, Conducteur, Type, Nom du document, Date d'expiration, Ajouté par et Actions.
La colonne Conducteur est reprise du véhicule, pas du document : elle dit qui conduit aujourd'hui, ce qui est précisément l'information utile quand il faut faire parvenir une pièce à quelqu'un.
Ajouté par est la colonne qu'on néglige et qui règle les discussions : elle dit qui a versé la pièce, et donc à qui demander la version à jour.
Trois filtres : Site, Type et Véhicules, plus une recherche libre.
Questions fréquentes
Faut-il verser la carte grise de chaque véhicule ?
Oui, c'est la pièce la plus demandée — à la revente, en cas de contrôle, pour une immatriculation. C'est aussi la première à verser sur un parc neuf.
Où vont les documents joints ailleurs dans le logiciel ?
Un constat déposé sur un sinistre, une facture sur une dépense, un permis sur une fiche d'employé restent attachés à leur objet. Le module Documents porte les pièces du véhicule lui-même.
Et les photos d'inspection ?
Elles restent attachées à la soumission d'inspection, qui est leur contexte. Voir réaliser une inspection de véhicule.
Un document sans justificatif compte-t-il pour les règles de détection ?
Une règle surveille précisément l'inverse : les dépenses récurrentes sans facture ni document, au-delà de cent euros. Voir les règles de détection.
Combien de temps conserver ces pièces ?
Au moins le temps de la détention du véhicule, et au-delà pour ce qui engage — contrats, sinistres, contrôles techniques. Archivez plutôt que de supprimer.
Pour aller plus loin
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