En deux lignes
Un site n'est pas qu'une adresse : c'est l'unité qui découpe la flotte, filtre presque tous les écrans et porte une capacité. Et comme un site peut en avoir un parent, c'est aussi l'organigramme de l'entreprise que l'on dessine ici.
Le site est la pièce la plus discrète du logiciel et l'une des plus structurantes. Il filtre les véhicules, les employés, les dépenses, les cartes carburant ; il apparaît sur les sinistres et les infractions. Mal découpé au départ, il se corrige mal ensuite — parce que l'historique porte déjà l'ancien découpage.
Créer un site
- Dans la barre latérale, ouvrez Sites.
- Cliquez sur + Ajouter un site, en haut à droite. Le formulaire s'ouvre en pleine page.
- Sous Détails du site, saisissez le Siret et le Nom du site.
- Cherchez l'Adresse : la Ville et le Code postal, grisés, se remplissent à partir d'elle.
- Choisissez un Site parent si ce site dépend d'un autre.
- Indiquez la Capacité, c'est-à-dire le nombre de véhicules que le site peut accueillir.
- Cliquez sur Sauvegarder.
Le site parent, et ce qu'il change
C'est le champ qui distingue une liste d'adresses d'une organisation.
Un Site parent permet de construire une hiérarchie : une direction régionale au-dessus de ses agences, un groupe au-dessus de ses filiales. Dans la liste, un site qui a des enfants porte une flèche qui les déplie.
Deux conséquences pratiques. D'abord, créez les parents avant les enfants, sinon le champ reste vide au moment où vous en auriez besoin. Ensuite, résistez à la tentation d'empiler les niveaux : chaque étage supplémentaire est un niveau de plus à tenir, pour une information rarement plus utile.
La capacité, et l'occupation
La liste affiche pour chaque site un rapport du type « 8 / 15 » : le nombre de véhicules présents sur la capacité déclarée. Un tiret à la place du second nombre veut dire qu'aucune capacité n'a été saisie. Une seconde icône compte les personnes rattachées.
C'est l'indicateur à regarder avant de commander des véhicules — un site saturé coûte du stationnement extérieur — et avant d'en redéployer : il dit où il reste de la place.
Une règle de détection s'appuie sur ce module d'une autre manière : Véhicule actif — aucun site assigné signale un véhicule en service sans site, entré dans la flotte depuis plus de quinze jours. Voir les règles de détection.
Ce que le site filtre ailleurs
Le rattachement à un site se retrouve dans la plupart des modules, et c'est ce qui en fait la clé de lecture d'un parc multi-établissements :
- les véhicules, par le filtre Site de leur liste ;
- les dépenses, par le filtre Sites ;
- les employés, dont le Groupe (Site) est obligatoire ;
- les cartes carburant, par leur filtre Site ; les sinistres et les infractions, par leur colonne Site.
La règle Coût de maintenance par intervention plus élevé sur un site compare même un site à l'autre — ce qui n'a de sens que si le découpage est propre.
Questions fréquentes
Faut-il un site par adresse physique ?
Pas nécessairement. Le site est une unité de gestion : si deux dépôts voisins relèvent du même responsable et du même budget, un seul site suffit. À l'inverse, deux services au même étage peuvent justifier deux sites.
Le SIRET est-il obligatoire ?
Aucun champ du formulaire n'est marqué obligatoire. Renseignez quand même le SIRET : c'est ce qui rattache le site à un établissement réel, utile dès que la comptabilité ou la fiscalité entrent en jeu.
Peut-on déplacer un véhicule d'un site à l'autre ?
Oui, depuis sa fiche. Et si le véhicule doit physiquement changer de lieu, voyez réserver un convoyage — le convoyage déplace le véhicule, la fiche change son rattachement. Le rapport Changement de site garde la trace de ces mouvements.
Que deviennent les données d'un site supprimé ?
Ne supprimez pas un site qui a de l'historique : les dépenses, les sinistres et les inspections passées y pointent. Mieux vaut le vider de ses véhicules et le laisser.
Comment comparer deux sites ?
Par le filtre de site des écrans, par la Répartition par site de l'onglet Parc du tableau de bord, et par les rapports.
Pour aller plus loin
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