Fonctionnalité
Automatisation de la gestion de flotte : 8 flux de travail à automatiser
L'automatisation de la gestion de flotte consiste à remplacer les relances manuelles, les tableurs et les rappels de calendrier par des règles qui déclenchent seules alertes, ordres de travail et rapports. Dadycar, logiciel français de gestion de flotte automobile, automatise huit flux courants et réduit jusqu'à 70 % le temps de production des rapports.
Ils nous ont fait confiance
Pourquoi automatiser les flux de travail d'une flotte automobile ?
Une flotte de 50 véhicules génère chaque année des centaines d'événements datés : contrôles techniques, échéances d'assurance, fins de contrat, amendes à désigner, états des lieux, entretiens, rapports. Gérés à la main, ces événements dépendent de la mémoire d'une personne et d'un fichier Excel. Le jour où cette personne est absente, la flotte est en risque.
Un workflow de flotte automobile inverse la logique : la règle est écrite une fois, le logiciel surveille les données et agit au bon moment. Le gestionnaire ne cherche plus l'information, il la reçoit. Ce passage du tableur à la règle est décrit dans notre article sur les limites de la gestion de flotte sous Excel.
Quels sont les 8 flux de travail à automatiser en priorité ?
1. Échéance de contrôle technique
Les véhicules d'entreprise sont soumis au contrôle technique périodique, dont la périodicité dépend de la catégorie du véhicule (service-public.fr). Dadycar lit la date du dernier contrôle, calcule la prochaine échéance selon la catégorie, alerte à J-60 et J-30, puis crée un ordre de travail vers un centre partenaire via Dadycar Garage. Les spécificités antipollution des utilitaires sont détaillées dans notre article sur le contrôle technique antipollution.
2. Renouvellement d'assurance
Chaque contrat d'assurance est rattaché à un véhicule avec sa date d'échéance et son document. Une règle envoie un rappel au gestionnaire 45 jours avant, demande la nouvelle attestation et maintient une alerte « document manquant » tant que la carte verte n'est pas déposée dans la gestion des documents.
3. Fin de contrat de location longue durée
Une fin de LLD mal anticipée coûte des frais de restitution et de kilométrage. Dadycar compare le kilométrage réel (compteur ou télématique) au kilométrage contractuel, projette la date de dépassement et alerte à 6 mois, 3 mois et 1 mois de l’échéance pour décider : restitution, prolongation ou renouvellement.
4. Désignation ANTAI des conducteurs
À réception d'un avis de contravention, l'entreprise dispose de 45 jours pour désigner le conducteur (article L121-6 du Code de la route), sous peine d'une amende de non-désignation de 675 € pour la personne morale (ANTAI). Le flux Dadycar identifie le conducteur affecté au véhicule à la date et l'heure de l'infraction, prépare la désignation via l'intégration ANTAI et suit le délai restant.
5. Relance d'état des lieux
À chaque prise ou restitution de véhicule, l'application mobile Dadycar Go demande au conducteur un état des lieux photographié. Si l'état des lieux n'est pas réalisé dans les 24 heures, une relance automatique est envoyée au conducteur, puis au gestionnaire.
6. Ordre de travail après anomalie
Lorsqu'un conducteur signale une anomalie (voyant, bruit, pneu) ou que le boîtier télématique remonte un code défaut, une règle crée automatiquement un ordre de travail, l'affecte au garage partenaire le plus proche et informe le conducteur. Cette chaîne alimente la maintenance prédictive et automatisée.
7. Rapport mensuel
Le premier jour du mois, Dadycar génère le rapport de flotte (coûts, kilométrage, sinistres, échéances) et l'envoie par courriel au gestionnaire et à la direction. Aucune extraction manuelle : c'est ce flux qui permet la réduction constatée chez nos clients, jusqu'à -70 % du temps de production des rapports.
8. Alerte kilométrage
Un seuil de kilométrage déclenche l'entretien constructeur, la révision de contrat ou la rotation des véhicules entre conducteurs à fort et faible kilométrage. Avec la télématique en temps réel, le compteur est mis à jour automatiquement ; sans boîtier, le conducteur saisit le kilométrage dans l'application mobile.
Quel temps gagne-t-on réellement : avant et après automatisation ?
| Flux | Traitement manuel | Traitement automatisé avec Dadycar |
|---|---|---|
| Échéance de contrôle technique | Dates surveillées dans un tableur, rendez-vous pris véhicule par véhicule | Alerte et ordre de travail créés sans intervention |
| Renouvellement d'assurance | Relances à la main, attestations à réclamer et à classer | Rappel, collecte du document, contrôle de présence |
| Fin de contrat LLD | Kilométrage relevé ponctuellement, dépassement découvert à la restitution | Projection du kilométrage et alertes échelonnées |
| Désignation ANTAI | Conducteur recherché dans les plannings, délai de 45 jours suivi de mémoire | Conducteur identifié, désignation préparée, délai suivi |
| Relance état des lieux | Photos réclamées par message, oublis fréquents | Relance automatique à 24 h |
| Ordre de travail après anomalie | Anomalie signalée oralement, garage appelé, conducteur prévenu à part | Création, affectation et information automatiques |
| Rapport mensuel | Extractions, tableaux croisés et mise en forme chaque mois | Généré et envoyé le 1er du mois |
| Alerte kilométrage | Compteurs relevés à la main, seuils vérifiés à l’occasion | Seuil surveillé en continu |
Les temps manuels dépendent de la taille du parc et de l'organisation ; ils sont à mesurer sur votre propre flotte lors de l'essai. Le simulateur de ROI traduit ces heures en euros économisés.
Comment paramétrer une règle d'automatisation dans Dadycar ?
Une règle Dadycar se compose de quatre éléments et se crée sans compétence technique.
- 1
Un déclencheur
Une date (échéance, fin de contrat), un seuil (kilométrage, coût, consommation), un événement (anomalie signalée, amende reçue, véhicule restitué) ou une donnée télématique.
- 2
Une condition
Le périmètre concerné, par exemple « utilitaires du site de Lyon » ou « véhicules en LLD de plus de 30 mois ».
- 3
Une action
Envoyer une alerte, créer un ordre de travail, demander un document, générer un rapport, notifier un conducteur dans Dadycar Go.
- 4
Un destinataire et une escalade
Qui reçoit l'action, et à qui elle remonte si rien n'est fait dans le délai fixé.
Exemple : déclencheur « contrôle technique dans 60 jours » ; condition « tous les véhicules actifs » ; action « créer un ordre de travail et notifier le conducteur » ; escalade « alerter le gestionnaire à J-30 si l'ordre n'est pas planifié ». Toutes les alertes générées sont visibles dans le module anomalies et alertes et dans le tableau de bord personnalisé.
Que fait Dadycar IA dans ces flux ?
L'agent Dadycar IA ne remplace pas les règles : il les complète. Il détecte les véhicules dont le comportement dévie (consommation anormale, entretiens rapprochés, kilométrage atypique), suggère de nouvelles règles à partir de votre historique et priorise les alertes selon leur impact financier.
Quels résultats attendre et pour quel prix ?
Ce que l'automatisation des flux change chez nos clients
Des ordres de grandeur observés sur les flottes équipées : le résultat dépend de votre point de départ.
Le module d'automatisation est inclus dans les formules Dadycar, facturées par véhicule et par mois (voir la grille tarifaire).
Dadycar, logiciel français de gestion de flotte automobile, est hébergé en France et lauréat du Prix de l'Innovation aux Rencontres Flotauto Paris 2025.
Créez vos premières règles gratuitement
Sur vos propres véhicules, sans engagement.
Questions fréquentes
C'est le remplacement des tâches répétitives du gestionnaire (rappels d'échéance, relances, désignations, rapports) par des règles logicielles qui surveillent les données du parc et déclenchent seules les actions au bon moment. Le gestionnaire garde la décision, le logiciel prend en charge la surveillance et l'exécution.
Au minimum : contrôle technique, échéance d'assurance, fin de contrat et dépassement kilométrique, amende à désigner, document manquant, entretien constructeur, anomalie signalée par un conducteur ou un boîtier. Chaque alerte doit avoir un destinataire, un délai et une escalade si elle n'est pas traitée.
Non. Les flux fondés sur des dates (contrôle technique, assurance, contrat) et sur des événements (amende, état des lieux) fonctionnent sans boîtier. La télématique ajoute les déclencheurs kilométriques et les codes défaut en temps réel, ce qui rend les alertes de maintenance plus précises.
Les règles standards (échéances, désignation ANTAI, rapport mensuel) sont actives dès l'import des véhicules et des contrats. Les règles spécifiques à votre organisation se paramètrent en quelques minutes chacune, sans développement. La durée totale dépend de la qualité de vos données de départ.