Suivi des coûts de flotte automobile : chaque dépense a un véhicule

Frais avec ou sans facture, TVA, fournisseur, type : le TCO moyen par véhicule se calcule au réel et se compare à votre cible.

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Ce que le suivi des coûts change

TCO moyen par véhicule en €/an, avec une cible et son évolution dans le tableau de bord.
Jusqu'à -70 % de temps sur la production de rapports de coûts.
Sans boîtier : les dépenses se saisissent ou s'importent, la télématique affine avec les kilomètres réels.

Quand les coûts se devinent

Le loyer est connu, le reste non : carburant, entretien, pneus et amendes sont dispersés.
La direction demande un coût par véhicule et la réponse prend deux jours d'extraction.
Les coûts d'un site sont payés par un autre, sans refacturation propre entre entités.

Ce que vous obtenez avec Dadycar

Le module Dépenses enregistre chaque frais ; le tableau de bord le transforme en TCO, en répartition et en refacturation. Une saisie, plusieurs lectures.

Frais par véhicule, avec ou sans facture

Chaque dépense porte un véhicule, un type, un fournisseur, une source, la TVA et, si elle existe, la facture.

Frais de mobilité

Les dépenses de déplacement hors véhicule de flotte sont suivies dans le même module, pour un coût de mobilité complet.

TCO moyen par véhicule et cible

Le tableau de bord affiche le TCO moyen par véhicule en €/an, sa cible et son évolution dans le temps.

Répartition des coûts

Carburant, services, dépenses, par site et par période : la répartition des coûts se lit et s'exporte depuis l'onglet dépenses.

Refacturation entre entités

L'onglet refacturation du tableau de bord prépare la ventilation des coûts entre sites, filiales ou centres de coûts.

Rapport AEN

Le module Rapports produit le rapport des avantages en nature liés aux véhicules attribués, pour la paie et la déclaration.

Comment ça marche

1Importez véhicules et contrats. Loyers, mensualités et durées restantes viennent des fiches véhicules du parc.
2Enregistrez ou importez les dépenses. Cartes carburant, prestations des garages et frais saisis alimentent le module Dépenses ; les cartes carburant évitent la ressaisie.
3Lisez le TCO dans le tableau de bord. Onglets dépenses et refacturation du tableau de bord, filtrés par site et par période, exportables.

Pour qui

Dirigeants de PME : un coût par véhicule fiable, sans attendre la clôture (voir la page rôle).
Gestionnaires de flotte : justifier chaque euro et défendre le budget (voir la page rôle).
Flottes commerciales multi-sites : des coûts refacturés à la bonne agence (voir la page secteur).

Votre TCO réel, calculé pendant la démo

Apportez vos loyers et un relevé de cartes carburant : nous affichons le TCO moyen de votre parc face à votre cible.

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Vos questions avant de démarrer

« Faut-il un boîtier ? » Non. Le suivi des dépenses fonctionne sans matériel ; la télématique ajoute les kilomètres réels pour un coût au kilomètre exact.
« Mes dépenses sont dans la comptabilité. » Dadycar suit la dépense côté véhicule, avec fournisseur et TVA, pour lire le coût par véhicule et par site que la comptabilité ne donne pas.
« Combien de temps pour démarrer ? » Dès l'import des véhicules et des contrats, la part fixe du TCO est visible ; les dépenses s'ajoutent au fil de l'eau.

Questions fréquentes

Comment calculer le coût total de possession d'un véhicule de flotte ?

Le TCO additionne, sur la durée de détention, les coûts fixes (loyer ou amortissement, assurance, taxes) et les coûts variables (carburant ou énergie, entretien, pneus, sinistres, amendes), puis se rapporte à l'année ou au kilomètre. Le calculateur TCO de Dadycar donne une première estimation.

Quelles dépenses suivre pour une flotte automobile ?

Loyers ou amortissements, assurance, carburant et recharge, entretien et réparations, pneus, contrôle technique, amendes, sinistres, frais de mobilité et frais divers. Dans Dadycar, chaque dépense est typée, rattachée à un véhicule et à un fournisseur, avec ou sans facture, et porte sa TVA.

Comment refacturer les coûts de flotte entre plusieurs sites ou filiales ?

En affectant chaque véhicule à un site et chaque dépense à un véhicule : la ventilation par site devient automatique. L'onglet refacturation du tableau de bord de Dadycar prépare cette répartition par période, filtrable et exportable pour la comptabilité de chaque entité.

Qu'est-ce que l'avantage en nature véhicule et comment le déclarer ?

Lorsqu'un véhicule attribué est utilisable à titre privé, l'employeur déclare un avantage en nature soumis à cotisations, évalué au réel ou au forfait selon les règles de l'URSSAF (urssaf.fr). Le rapport AEN de Dadycar prépare ces montants par véhicule et par collaborateur ; pour un véhicule seul, le calculateur d'avantage en nature suffit.

Faut-il un boîtier télématique pour suivre les coûts ?

Non. Les dépenses, les contrats et le TCO fonctionnent sans matériel. Un boîtier GPS-OBD ou un véhicule connecté ajoute les kilomètres réels, ce qui permet un coût au kilomètre exact et un suivi du dépassement kilométrique des contrats.