En deux lignes
Rappels générales pose des règles plutôt que des dates. Une règle dit son type — seize au choix —, sa portée — un véhicule, toute la flotte ou un employé — et ses conditions de déclenchement, en temps, en kilomètres ou les deux. Chaque échéance se traite ou se reporte ensuite depuis la liste.
Rappel des échéances et Maintenance programmée travaillent véhicule par véhicule. Rappels générales travaille par règle : on décrit une fois ce qui doit arriver, et on dit à quels véhicules ça s'applique — un seul, ou toute la flotte.
Lequel des trois écrans utiliser
Le menu Rappels compte trois entrées, et chacune garde sa propre liste.
- Rappel des échéances note une date sur un véhicule. Six types — contrôle technique, contrôle technique de pollution, assurance, location longue durée, location avec option d'achat, fin de crédit-bail —, un champ Commentaire, pas d'intervalle.
- Maintenance programmée pose un entretien qui revient, avec un intervalle de temps et un seuil kilométrique.
- Rappels générales pose des règles. Il reprend les six échéances parmi ses seize types, et c'est lui qui porte le bouton Toute la flotte.
La règle pratique : un véhicule, une date se note dans Rappel des échéances ; un entretien qui revient, dans Maintenance programmée ; plusieurs véhicules, ou une règle qui doit tenir dans le temps, ici.
C'est aussi l'écran de la gestion par exception : on écrit la règle une fois, et on ne regarde plus que ce qui en sort.
Les seize types de règle
La liste Type de rappel en propose seize, qui se lisent en quatre familles.
Les six échéances réglementaires et contractuelles — Contrôle Technique, Contrôle Technique Pollution, Fin Location Longue Durée, Fin Location avec Option d'Achat, Fin Crédit-Bail, Renouvellement Assurance. Ce sont celles de Rappel des échéances.
Les quatre règles personnalisées — Rappel Récurrent Temporel, Rappel Récurrent Kilométrique, Rappel Combiné Temps + Km, Rappel Ponctuel Personnalisé. Leur nom dit leur déclencheur.
Les trois règles de portée — Rappel général de flotte, Rappel sur Groupe de Véhicules, Rappel Lié à un Service Catalogue. Le catalogue résume leur déclencheur : « Tous véhicules », « Sous-ensemble de véhicules », « Lié au service ».
Les trois règles liées à un autre module — Maintenance Planifiée Due, qui suit le plan de maintenance, et les deux rendez-vous : Rappel Rendez-vous à Venir et Rappel de Rendez-vous Manqué.
Créer une règle
- Dans la barre latérale, ouvrez Rappels, puis Rappels générales.
- Cliquez sur + Ajouter un rappel. Une fenêtre s'ouvre.
- Sous Détails du rappel, choisissez le Type de rappel.
- Sous Détails des véhicules, dites ce que Le rappel concerne : Véhicules ou Employé.
- Choisissez le Véhicule, ou basculez Toute la flotte pour que la règle vaille sur tout le parc.
- Saisissez la Date de début, ou basculez Date de première mise en circulation.
- Désignez les Responsables — au pluriel : plusieurs personnes peuvent être prévenues. Laissez Activer les notifications basculé.
- Sous Conditions de rappel, cochez Basé sur le temps, Basé sur le kilométrage, ou les deux.
- Pour le temps : Intervalle de temps et Notifier avant, chacun avec son unité.
- Au besoin, ajoutez une prestation sous Services inclus.
- Cliquez sur Sauvegarder.
Date de première mise en circulation est l'option qui compte le plus sur une règle de flotte. Sans elle, tous les véhicules partiraient de la même date de début, ce qui n'a pas de sens pour une échéance propre à chaque carte grise. Avec elle, chacun part de la sienne.
Lire la liste des échéances
La page s'ouvre sur quatre compteurs : Nombres de rappels (« Légal, contractuel, opérationnel »), En retard (« Action légale requise »), < 30 jours (« À planifier maintenant ») et À venir (« Planifiés > 30 jours »).
L'onglet Échéances donne, pour chaque ligne, le Véhicule — « 10 véhicules » quand la règle en couvre dix —, le Rappel, le Type, la Date d'échéance avec le retard ou le délai restant, le Statut, le Responsable, les Canaux et le menu Action.
Les filtres : recherche par nom, Période (en retard, 30 ou 90 prochains jours, plus tard), Catégorie, Type, Véhicule, Responsable, Site et Entreprises.
Traiter, reporter, consulter
Le menu de la colonne Action porte six gestes.
- Voir les détails ouvre la fiche de l'échéance : véhicules, type, date, statut, responsable, priorité, canaux, déclencheur, et l'Historique des actions.
- Modifier rouvre la règle ; validez par Sauvegarder.
- Traiter clôt l'échéance, une fois le contrôle passé ou le contrat renouvelé.
- Reporter de 7 jours, de 30 jours ou de 90 jours décale la date d'échéance d'autant.
Traiter et reporter s'inscrivent dans l'Historique des actions de la fiche : on retrouve après coup ce qui a été clos et ce qui a été repoussé.
Le catalogue des rappels
Le second onglet, Catalogue des rappels, dit « comment chaque rappel est déclenché et notifié ». Chaque carte porte une priorité — Haut ou Moyen —, une catégorie, ses canaux, son Déclencheur et une explication.
Les canaux s'y lisent en trois lettres : M pour Mobile, F pour Flotte, E pour E-mail, en bleu quand ils sont actifs. Le crayon d'une carte ouvre Modifier le rappel : nom, catégorie, priorité, type de déclencheur, « Pourquoi c'est important », et les Canaux de notification à cocher. Le réglage vaut pour tous les rappels du type.
Le bouton + Ajouter au catalogue de rappels crée un type propre à votre entreprise.
C'est l'écran à ouvrir quand un rappel ne part pas comme prévu : on y lit les canaux tels qu'ils sont réglés, pas tels qu'on croit les avoir réglés.
Questions fréquentes
Si les six échéances existent dans deux écrans, lequel utiliser ?
Pour un véhicule isolé dont vous connaissez la date, Rappel des échéances est plus rapide. Pour une règle qui doit valoir sur toute la flotte, ou se rejouer dans le temps, c'est ici.
Un rappel peut-il viser une personne plutôt qu'un véhicule ?
Oui. Le rappel concerne propose Employé, ce qui sert aux validités de permis et aux visites médicales. Les personnes doivent exister dans le module Employés.
Que fait Traiter, exactement ?
Il clôt l'échéance et l'inscrit dans l'Historique des actions. Pour gagner du temps sans clore, Reporter décale la date de 7, 30 ou 90 jours.
Que veulent dire M, F et E ?
Mobile, Flotte et E-mail : les trois canaux par lesquels un rappel prévient. Ils se règlent par type, dans le Catalogue des rappels, par le crayon de la carte.
Quelle différence avec la maintenance programmée ?
Maintenance programmée programme un entretien sur un véhicule, avec un intervalle et un seuil kilométrique. Ici, on écrit une règle qui peut viser toute la flotte ; son type Maintenance Planifiée Due suit, lui, le plan de maintenance.
Par où commencer sur un petit parc ?
Une règle de flotte sur le contrôle technique, avec Date de première mise en circulation, couvre tout le parc en un réglage. Pour la méthode d'ensemble, voir la gestion de flotte en PME.
Pour aller plus loin
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