En deux lignes
Une échéance manquée n'est pas un oubli administratif : c'est un véhicule qui roule sans contrôle valide ou sans assurance, un contrat échu que personne n'a vu. Trois dispositifs se superposent — les rappels, les documents datés, les règles de détection — et le troisième rattrape ce que les deux premiers laissent passer.
Un contrôle technique dépassé, c'est une amende au premier contrôle routier, et une carte grise qui peut être retenue. Une assurance non renouvelée, c'est un véhicule qui roule sans couverture. Un permis qui n'est plus valide, c'est un salarié qui conduit sans droit. Aucune de ces choses n'arrive par négligence : elles arrivent parce que personne n'a été prévenu à temps.
1. Les rappels : prévenir
Le menu Rappels compte trois écrans : Rappel des échéances pour une date sur un véhicule, Maintenance programmée pour un entretien qui revient, Rappels générales pour une règle qui peut valoir sur toute la flotte.
Le geste qui compte le plus, sur un parc : une règle de Rappels générales avec Toute la flotte et Date de première mise en circulation. Chaque véhicule part alors de sa propre date, et un seul réglage couvre le parc.
Rappels générales propose seize types, dont les six échéances réglementaires et contractuelles : contrôle technique, contrôle technique pollution, fin de LLD, fin de LOA, fin de crédit-bail, renouvellement d'assurance. Voir créer une règle de rappel.
Les personnes aussi. Un rappel peut porter sur un employé plutôt que sur un véhicule — c'est ce qui sert aux validités de permis et aux visites médicales. Les personnes doivent exister dans Employés.
2. Les documents : prouver
Un rappel prévient, il ne prouve rien. Le jour d'un contrôle, c'est la pièce qu'on demande.
Versez-les avec leur date d'expiration : la liste Documents l'affiche dans sa propre colonne, et l'écran Rappels annonce des rappels « déclenchés automatiquement (date d'immatriculation, document uploadé) ». Quatre pièces méritent toujours une date : le contrôle technique, l'attestation d'assurance, le contrat de location, et la carte grise si elle est provisoire.
3. Les règles : rattraper
C'est le filet de sécurité. La plupart de ces règles lisent les dates du contrat, du badge ou de la carte : elles signalent un oubli même quand aucun rappel n'avait été posé.
- Contrat expiré — véhicule toujours actif : contrat LLD, LOA ou crédit-bail terminé alors que le véhicule est toujours dans le parc. Sévérité Haute.
- Rappel de fin de leasing en retard : le rappel de fin de contrat existait, il est toujours ouvert après l'échéance. Sévérité Haute.
- Contrat expirant sous 6 mois : échéance dans les 180 prochains jours, le temps de décider. Sévérité Moyenne.
- Dépassement kilométrique contractuel : compteur au-delà du kilométrage prévu au contrat de plus de 25 km. Sévérité Haute.
- Côté moyens de paiement : Badge télépéage expiré — toujours marqué actif, et Carte carburant proche de l'expiration — aucun renouvellement initié, qui prévient trente jours avant.
Voir les règles de détection.
Être prévenu sans être noyé
Le dispositif ne sert à rien si les messages finissent ignorés. Tout se règle dans les paramètres de notification, derrière le nom du compte, en quatre onglets.
Heures calmes & digest matinal : les notifications non critiques sont mises en attente pendant ces heures et livrées en un seul digest, à l'heure choisie. Une option envoie les critiques immédiatement, même pendant les heures calmes.
Notifications de rôle : les événements notifiés se règlent rôle par rôle — conducteur, gestionnaire de site, technicien…
Notifications obligatoires : l'entreprise y fixe, module par module — Rappels compris —, ce qui est imposé à tous les utilisateurs. Parcourez cet onglet une fois, pour savoir ce qui passera quoi qu'il arrive.
Voir régler ses notifications.
Le cas particulier des infractions
La désignation du conducteur après une contravention court un délai, et ne pas la faire est une infraction distincte, dont l'amende dépasse le plus souvent celle d'origine.
Ce n'est pas un rappel qui la couvre, mais la connexion ANTAI — activable pour toute la flotte d'un seul réglage. Le statut Non désigné ne doit pas s'accumuler. Voir désigner le conducteur d'une infraction.
Questions fréquentes
Faut-il poser un rappel par véhicule ?
Non. Une règle de flotte couvre tout le parc ; les rappels individuels servent aux cas particuliers.
Rappel et plan de maintenance, quelle différence ?
Le plan programme un entretien complet ; le rappel surveille une échéance. Un type de rappel, Maintenance Planifiée Due, suit d'ailleurs ce qu'un plan a programmé. Voir organiser l'entretien d'une flotte.
Comment suivre les permis de conduire ?
Par une règle de Rappels générales dont Le rappel concerne un Employé.
Et à l'entrée d'un véhicule ?
Les rappels font partie des huit gestes d'entrée. Voir faire entrer un véhicule dans le parc.
Par où commencer sur un parc repris ?
Une règle de flotte sur le contrôle technique, avec la date de première mise en circulation : un réglage, tout le parc couvert. Voir reprendre un parc existant.
Pour aller plus loin
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