Comment reprendre un parc existant ?

• Le tableur du prédécesseur — immatriculations, modèles, affectations. Incomplet, mais c'est la base.
• Le loueur — contrats, dates de fin, kilométrages prévus, loyers. Ce sont les données les plus coûteuses à reconstituer et les plus faciles à demander.
• Le pétrolier — la liste des cartes, leurs porteurs et leurs plafonds.
• La comptabilité — douze mois de dépenses, par fournisseur.
• L'assureur — la flotte assurée, qui ne correspond jamais exactement à la flotte réelle. Cet écart-là vaut d'être trouvé tôt.

Rien ne se rattache tant qu'elle n'existe pas.

1. Les sites, avec leur hiérarchie. Posez le découpage sur lequel vous voudrez lire les coûts, pas celui des adresses.
2. Les employés, avec leur site et leur permis.
3. Les fournisseurs et les garages — quatre ou cinq suffisent pour commencer : le loueur, le pétrolier, l'assureur, l'émetteur de badges.
4. Trois ou quatre rôles, et les accès de l'équipe.

Importez les véhicules par fichier plutôt qu'un par un — voir importer des données par fichier.

Quatre champs méritent d'être renseignés dès l'import, parce que les reprendre ensuite coûte dix fois plus : la motorisation et le CO₂, qui conditionnent tous les rapports fiscaux ; les dates de contrat et le kilométrage prévu, sur lesquels reposent cinq règles de surveillance.

Versez ensuite les cartes grises. Le reste des documents peut attendre. Voir faire entrer un véhicule dans le parc.

C'est l'étape qui décide si le logiciel se tiendra tout seul ou non.

1. Demandez l'activation des connecteurs de cartes carburant en premier, même si vous n'êtes pas prêt : elle passe par le pétrolier et prend du temps.
2. Activez la connexion ANTAI pour toute la flotte — un réglage, pas trois cents.
3. Cochez l'odomètre obligatoire sur les cartes carburant : vos compteurs se tiendront à jour sans que personne ne relève rien.
4. Posez une règle de rappel de flotte pour le contrôle technique, avec la date de première mise en circulation. Un réglage couvre tout le parc.

Voir que peut-on arrêter de saisir à la main.

Ouvrez le module Anomalies. Sur un parc repris, il affiche des centaines de lignes, et c'est une bonne nouvelle : c'est votre inventaire des trous, fait tout seul.

Attaquez par règle, jamais par ligne. Les cinq qui remontent le plus souvent sur une reprise :

• Véhicule actif — aucun site assigné : un lot importé sans rattachement.
• Contrat expiré — véhicule toujours actif : des contrats jamais mis à jour.
• Cartes carburant actives — non attribuées et illimitées : le quart d'heure le plus rentable de la reprise.
• Véhicule électrique avec CO2 non nul : une erreur de saisie répétée à l'import.
• Véhicule actif sans carburant ni dépense depuis 60 jours : soit un véhicule qui ne roule pas, soit un véhicule dont les dépenses n'arrivent pas.

Voir traiter ses anomalies chaque semaine.

Trois chantiers s'étalent, et c'est normal :

Les douze mois de dépenses historiques. Utiles pour un coût au kilomètre crédible, mais rien ne presse — commencez par saisir correctement le mois en cours.

Les états des lieux. Faites-les au fil des passages d'atelier plutôt qu'en campagne.

Le mode privé et la conformité. Ce n'est pas un réglage mais une décision, qui suppose d'informer les salariés et de consulter les représentants du personnel. Voir mettre sa flotte en conformité.