En deux lignes
Quatre mécaniques se complètent et portent des noms voisins : le plan programme, le rappel prévient, le service atteste, la dépense chiffre. Les confondre produit soit des entretiens sautés, soit des coûts introuvables.
Quatre mécaniques portent des noms voisins et font des choses différentes. Le plan de maintenance programme, le rappel prévient, le service atteste, la dépense chiffre. Les confondre produit toujours l'un de deux symptômes : des entretiens qui passent à la trappe, ou des coûts qu'on ne retrouve nulle part.
1. Le plan : écrire le programme
Un plan porte des tâches, rangées par catégorie, chacune avec six champs : Seuil (Km), Intervalle (Km) et Avant (Km) d'un côté, Seuil (Mois), Fréquence (Mois) et Avant (Mois) de l'autre. On remplit l'une des séries, ou les deux : ensemble, elles décrivent un carnet réel — une vidange tous les 20 000 km ou tous les douze mois.
Les champs Avant fixent combien de kilomètres ou de mois à l'avance prévenir. Ce sont eux qui laissent le temps de prendre rendez-vous.
Quelques plans suffisent souvent sur un parc mixte — un par motorisation, parfois un par usage lourd. Chaque plan affiche son nombre de Véhicules assignés. Voir créer un plan de maintenance.
2. Le rappel : ne rien laisser passer
Trois écrans de rappels coexistent sous Rappels :
- Rappel des échéances — une date pour un véhicule, un cas particulier.
- Maintenance programmée — les rappels de service, véhicule par véhicule, avec leur statut (En cours, Retardé, Planifié) et la date du prochain rappel.
- Rappels générales — les « échéances réglementaires et contractuelles : contrôle technique, fin de contrat, vignettes, assurance », déclenchées automatiquement à partir de la date d'immatriculation ou d'un document versé, ou manuellement.
Sur un parc, ne posez pas les contrôles techniques un par un : une règle de rappel couvre d'un coup un groupe de véhicules ou toute la flotte. Voir créer une règle de rappel.
3. Le service : consigner ce qui a été fait
Trois écrans selon qui intervient — Services internes, Services partenaires, Services Dadycar. La question n'est pas « qui a tenu la clé » mais « qui répond si ça recommence ».
Un point surprend et vaut d'être su à l'avance : aucun formulaire de service ne comporte de montant. L'odomètre, oui ; le prix, non. Voir enregistrer un entretien et réserver une prestation Dadycar.
Saisissez même les petites interventions. Prises une par une elles ne disent rien ; mises bout à bout elles désignent les véhicules qui coûtent cher.
4. La dépense : chiffrer
Le coût se saisit en dépense, au type qui convient dans la famille Maintenance — Maintenance Générale, Réparations mécaniques hors garantie, Remplacement pneumatiques, Révisions périodiques.
La conséquence est directe : un entretien saisi en service et jamais en dépense n'apparaît nulle part dans le coût de possession. C'est l'oubli le plus fréquent, et il fausse toute comparaison entre véhicules.
Et l'inspection, dans tout ça
Elle précède les quatre autres. Un contrôle visuel périodique attrape ce qu'aucun plan ne programme : un pneu usé, un éclat de pare-brise, un dommage de carrosserie. Voir réaliser une inspection de véhicule et créer un formulaire d'inspection.
Ce que la surveillance ajoute
Six règles de détection travaillent sur l'entretien et les coûts, et elles voient ce qu'un gestionnaire ne peut pas voir :
- Véhicule en maintenance plus de 3 fois par trimestre — plus de trois passages en maintenance sur 90 jours.
- Même type de réparation récurrent sous 90 jours — la même réparation au moins deux fois sur le même véhicule.
- Plusieurs véhicules du même modèle avec la même panne — la même réparation sur au moins trois véhicules du même modèle en 60 jours : un défaut de série, pas de la malchance.
- Intervalles entre entretiens en raccourcissement — un intervalle récent plus court de plus de 30 % que la moyenne du véhicule, à partir de six entretiens.
- Coût de maintenance par intervention plus élevé sur un site — plus de 40 % au-dessus du site le moins cher, pour une même intervention.
- Coût au km supérieur à la moyenne du même modèle — plus de 1,5 fois la moyenne, sur 12 mois.
Voir les règles de détection.
Questions fréquentes
Dans quel ordre mettre tout cela en place ?
Les rappels d'abord — ils rapportent immédiatement. Les plans ensuite, quand on a le temps de les écrire proprement. Les services et les dépenses se saisissent au fil de l'eau dès le premier jour.
Faut-il saisir un entretien déjà couvert par un plan ?
Oui. Le plan dit ce qui devait être fait, le service ce qui l'a été. C'est leur écart qui révèle un entretien sauté.
Comment choisir entre deux garages ?
Par le coût et par l'immobilisation. Le rapport Résumé de l'état, qui répertorie le temps passé par les véhicules dans chaque statut, donne la seconde, qu'on oublie toujours.
Comment réduire les pannes ?
En avançant les entretiens plutôt qu'en les subissant, et en traitant les signaux remontés par les boîtiers. Voir suivre les alertes télématiques.
Pour aller plus loin
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