En deux lignes
Un rôle est une grille : quarante modules, quatre droits chacun — voir, ajouter, éditer, supprimer. On n'attribue pas des droits à une personne, on lui attribue un rôle. Trois ou quatre rôles suffisent à couvrir une entreprise entière.
Un logiciel de flotte contient des salaires indirects, des adresses personnelles, des numéros de permis et des positions de véhicules. Décider qui voit quoi n'est pas une formalité administrative : c'est la première protection des personnes dont vous gérez les données.
Créer un rôle
- Ouvrez les Paramètres, puis, sous Paramètres de l'entreprise, Gestion des rôles.
- Cliquez sur Ajouter un rôle, en haut à droite.
- Donnez-lui un nom qui dit la fonction, pas la personne : « Gestionnaire de site », « Technicien », « Conducteur ».
- Sélectionnez le rôle dans la Liste des rôles, à gauche.
- Cliquez sur Modifier au-dessus de la grille des Permissions.
- Cochez, pour chaque Module, les droits voulus : Voir, Ajouter, Editer, Supprimer.
- Enregistrez.
Lire la grille
Quarante modules y figurent, et la liste vaut la peine d'être parcourue une fois : elle est plus fine que le menu de l'application.
On y trouve les grands modules — Sites, Véhicules, Employés, Fournisseurs, Garages, Inspections, Sinistres, Documents, Infractions, Rapports, Tableau de Bord — mais aussi des lignes beaucoup plus précises que ce que la navigation laisse voir.
La télématique est découpée en six lignes : Télématique, Trajets, Localisation, Géorepérage, Alertes Télématiques et État de Charge. C'est le découpage le plus utile du tableau, parce qu'il permet d'accorder le suivi d'entretien sans accorder la localisation — distinction qui compte beaucoup pour les représentants du personnel.
Les coûts aussi sont séparés : Coûts, Dépenses Véhicules, Frais de Mobilité, Carte Carburant, Historique Carburant, Historique Recharge, Avantage en Nature. Un technicien d'atelier n'a aucune raison de voir l'avantage en nature.
Et quelques lignes règlent l'administration elle-même : Roles, Services Dadycar, Campagnes, Assurance Véhicule.
Quels rôles prévoir
Trois ou quatre suffisent presque toujours, et c'est mieux ainsi : un rôle par personne redevient un réglage par personne, c'est-à-dire ce qu'on cherchait à éviter.
Gestionnaire de flotte — tout voir, tout modifier, sauf les rôles eux-mêmes si vous voulez conserver un administrateur distinct.
Gestionnaire de site — les mêmes droits, mais la portée se joue ailleurs : au rattachement de la personne à un ou plusieurs sites, décrit dans ouvrir un accès au logiciel.
Technicien — voir et ajouter sur Inspections, Services Internes, Historique Compteurs ; voir seulement sur Véhicules ; rien sur les coûts.
Conducteur — voir sa propre fiche et les documents de son véhicule, rien d'autre. L'essentiel de son usage passe par l'application mobile.
Un principe pour arbitrer : donnez Voir largement, Ajouter raisonnablement, Editer avec soin, et Supprimer presque jamais. Une suppression détruit un historique que personne ne pourra reconstituer ; une modification malheureuse se rattrape.
Questions fréquentes
Rôle et accès, quelle différence ?
Le rôle décrit un ensemble de droits ; l'accès est ce qu'on ouvre à une personne, en lui attribuant un rôle et une portée. Voir ouvrir un accès au logiciel.
Faut-il un rôle pour les conducteurs qui n'utilisent pas le logiciel ?
Non. Être employé suffit pour conduire, être désigné après une infraction ou porter un badge. Le rôle ne concerne que ceux qui se connectent.
Peut-on limiter quelqu'un à un seul site ?
Oui, par la portée de son accès, pas par le rôle. Voir créer et organiser ses sites.
Que se passe-t-il si je modifie un rôle utilisé ?
Le changement s'applique immédiatement à toutes les personnes qui le portent. C'est l'intérêt — et la raison d'être prudent sur un rôle largement attribué.
Et la localisation des véhicules, côté vie privée ?
Elle se restreint par le module Localisation, et un Mode privé existe par ailleurs dans les paramètres de l'entreprise. Deux leviers distincts, à régler ensemble.
Pour aller plus loin
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