Comment mettre sa flotte géolocalisée en conformité ?

Sur un parc qui n'a jamais été réglé, le mode privé est désactivé sur tous les véhicules et aucune règle n'est appliquée. C'est l'état par défaut. Autrement dit, une flotte équipée en télématique et laissée telle quelle enregistre les déplacements de ses salariés sans restriction d'horaire.

Ce n'est pas une critique de l'outil — c'est un réglage que seule l'entreprise peut décider, parce qu'il dépend de son organisation. Mais il faut le faire.

La règle de principe est stable : on ne géolocalise pas un salarié en dehors de son temps de travail, et jamais un véhicule qu'il peut utiliser à titre privé.

Créez vos configurations par groupe — par fonction ou par site — plutôt que par personne : une règle nominative se périme au premier mouvement de personnel. Les véhicules de fonction et les véhicules remisés à domicile passent en premier.

Voir activer le mode privé.

Le mode privé décide de ce qui est enregistré ; les droits décident de qui peut voir. Les deux se règlent ensemble, et le second est souvent négligé.

La grille de permissions découpe la télématique en six lignes distinctes — Télématique, Trajets, Localisation, Géorepérage, Alertes Télématiques, État de Charge. C'est précisément ce qui permet d'accorder le suivi d'entretien sans accorder la localisation, distinction qui compte beaucoup dans une discussion avec les représentants du personnel.

De même, les coûts sont séparés : un technicien n'a aucune raison de voir un avantage en nature. Voir gérer les rôles et les autorisations.

On pense à la géolocalisation et on oublie le reste. La fiche d'un employé contient date et lieu de naissance, adresse, numéro de permis et sa date d'expiration. Les documents contiennent des copies de pièces.

Deux conséquences pratiques. Ne collectez que ce qui sert : le permis se justifie par la désignation après infraction et par la responsabilité de l'employeur, la date de naissance beaucoup moins. Et à un départ, archivez plutôt que de supprimer tant que court le délai de conservation — l'archivage préserve l'historique sans laisser l'accès ouvert.

L'onglet Historique du mode privé garde qui a modifié quoi et quand. C'est lui qui montre, en cas de contrôle, que le réglage était en place à la date concernée — et non qu'il a été activé après coup.

Même logique pour les accès : les actions portent le nom de leur auteur, ce qui rend l'historique utilisable. C'est aussi la raison pour laquelle un compte partagé est à proscrire : il détruit la piste d'audit au moment même où elle servirait.

Informer les personnes concernées — par écrit, sur ce qui est collecté, pourquoi, pendant combien de temps, et qui y a accès.

Consulter les représentants du personnel avant la mise en place, et à chaque extension notable du dispositif.

Inscrire le traitement au registre de l'entreprise.

Activer le mode privé sans avoir fait ces trois choses ne met pas l'entreprise en conformité. Le logiciel exécute une décision ; il ne la prend pas, et il n'en atteste pas.