Que faire quand un véhicule est immobilisé ?

1. Changez le statut du véhicule depuis sa fiche — par exemple En maintenance ou Hors service. Trois statuts sont marqués Système : Actif, Inactif et Hors service ; les autres se modifient, et d'autres s'ajoutent, dans Gestion des statuts. Voir personnaliser les étiquettes, les statuts et les motifs.
2. Ouvrez l'intervention, en service partenaire avec le garage désigné — c'est ce rattachement qui permettra de comparer plus tard. La seconde étape du formulaire règle le séjour au garage : Date de sortie prévue du parc, Date de retour prévue au parc, Statut lorsque le véhicule est au garage et Statut lorsque le véhicule revient du garage. Voir enregistrer un entretien.
3. Renseignez la date de retour prévue, même approximative : elle donne la visibilité sur la durée, donc sur le besoin de remplacement.

Le remplacement. Regardez d'abord dans le parc : la liste des véhicules a un onglet Non assigné, et le tableau de bord suit la part de véhicules Non affecté. Un véhicule qui dort est une solution gratuite. À défaut, une location courte durée se saisit au type Véhicule de remplacement.

Le convoyage. Si le garage est éloigné, un convoyage évite d'immobiliser un salarié pour amener le véhicule. Voir réserver un convoyage.

Le conducteur. Prévenez-le de la durée estimée plutôt que de le laisser appeler. Voir aussi régler ses notifications.

Trois lignes de dépense, et on en saisit presque toujours une seule.

• La réparation, au type de maintenance qui convient.
• Véhicule de remplacement, dans la famille Exploitation — le coût direct de l'immobilisation.
• Perte de productivité (conducteur immobilisé), dans la famille RH — il ne sort d'aucune facture, et c'est précisément son intérêt : sans lui, une panne de cinq jours coûte autant qu'une panne d'une demi-journée.

Voir les types de dépense.

1. Faites une inspection de retour : elle atteste l'état dans lequel le véhicule revient.
2. Vérifiez que le véhicule a repris le statut prévu — celui du champ Statut lorsque le véhicule revient du garage —, puis réaffectez-le.
3. Clôturez le service, et le sinistre s'il y en avait un : voir traiter un sinistre de bout en bout.

Une panne est un aléa ; trois en un trimestre sont un signal. Quatre règles de détection le disent :

• Véhicule en maintenance plus de 3 fois par trimestre — plus de trois passages en maintenance sur 90 jours.
• Même type de réparation récurrent sous 90 jours — la réparation qui ne tient pas.
• Plusieurs véhicules du même modèle avec la même panne — au moins trois véhicules du même modèle en 60 jours : un défaut de série, et un argument face au constructeur.
• Intervalles entre entretiens en raccourcissement — le véhicule se dégrade.

Voir les règles de détection.