Comment traiter un sinistre de bout en bout ?

1. Déclarez le sinistre. Conducteur, véhicule, date, adresse du lieu, responsabilité, statut de l'assurance à Nouveau. Déposez le constat et les photos dans Document. Voir déclarer et suivre un sinistre.
2. Renseignez la date prévue de réparation, même approximativement : elle donne une visibilité sur l'immobilisation, donc sur le besoin d'un véhicule de remplacement.
3. Changez le statut du véhicule si nécessaire — En maintenance, Hors service — pour signaler qu'il n'est pas disponible. Voir véhicule immobilisé, que faire.

Prenez l'adresse du lieu sur le constat, pas de mémoire : c'est le champ qu'on retrouve le plus mal après coup.

1. Prévenez l'assureur. Sur la fiche du sinistre, l'onglet Communication avec l'assureur envoie un Nouvel e-mail une fois un assureur rattaché au véhicule, et garde l'Historique des e-mails. Passez ensuite le Statut de l'assurance à Envoyé.
2. Ouvrez la réparation auprès du garage retenu : Ajouter aux services partenaires, dans le menu du sinistre. Le Statut du service en rendra compte dans la liste. Voir enregistrer un entretien.
3. Organisez le remplacement si le véhicule est immobilisé longtemps. Si le garage est éloigné, pensez au convoyage.
4. Vérifiez s'il y a une contravention associée. Si oui, la désignation du conducteur court un délai — voir désigner le conducteur d'une infraction.

Statut de l'assurance — où en est le dossier chez l'assureur : Nouveau, Envoyé, En attente, Terminé ou Refusé. C'est le seul qui se choisit dans le formulaire du sinistre.

Statut du service — où en est la réparation : Ouvert, Retardé, Bientôt à rendre, Résolu. Il renvoie au service partenaire ouvert depuis le sinistre.

Statut du sinistre — l'état du dossier : Immobilisé, Under repair ou Terminé. Il s'affiche sur la fiche et alimente la répartition du haut de page.

Les trois avancent à des rythmes différents : un véhicule peut être réparé et roulant alors que l'indemnisation traîne, ou l'inverse. Aucun d'eux, à lui seul, ne range le dossier : c'est Archiver qui le fait passer de l'onglet Actif à l'onglet Archivé.

Quatre lignes de dépense, dont deux qu'on oublie facilement.

• Franchises d'assurance — la part qui reste à l'entreprise.
• Réparations carrosserie mineures, ou le type de maintenance qui correspond à la réparation.
• Véhicule de remplacement — c'est lui qui chiffre l'immobilisation, et c'est le plus souvent oublié.
• Perte de productivité (conducteur immobilisé) — il ne sort d'aucune facture, et c'est précisément son intérêt.

Voir les types de dépense et obtenir un coût de possession juste.

1. Faites l'état des lieux de retour, photos comprises : c'est la pièce qui atteste que la réparation est conforme. Voir réaliser une inspection de véhicule.
2. Remettez le véhicule en statut Actif et réaffectez-le.
3. Archivez le sinistre depuis le menu de la ligne, une fois l'assurance à Terminé et le service Résolu.

Un sinistre isolé est un accident ; trois sur un an sur la même personne sont un signal. La règle Conducteur avec 3 sinistres ou plus sur 12 mois glissants le lève à ce seuil — au moins trois sinistres sur 365 jours.

Deux indicateurs se lisent ensemble, en haut du module : Employés avec le plus de sinistres et Véhicules avec le plus de réclamations. Le second révèle parfois un véhicule mal adapté plutôt qu'un conducteur imprudent — un utilitaire trop large pour des tournées urbaines, par exemple.

Maniez le premier avec précaution : il compte des sinistres, pas des responsabilités. Croisez-le toujours avec la colonne Responsabilité avant d'en tirer une conclusion sur quelqu'un.

Côté prévention, deux types de dépense existent — Formation écoconduite et Formation prévention risque routier — et la règle Score de conduite brusque en dégradation sur 3 mois suit l'évolution des conducteurs. Voir les règles de détection.