En deux lignes
Les dépenses se lisent dans deux écrans — les frais rattachés à un véhicule, et les frais de mobilité qui suivent une personne — mais elles se saisissent dans un seul, par un onglet. On peut déposer la facture et laisser le logiciel la lire, ou tout taper à la main.
Tout le reste en dépend. Le coût au kilomètre, le coût total de possession, la comparaison entre deux modèles, la détection d'une facture payée deux fois : rien de tout cela n'existe si les dépenses ne sont pas saisies. C'est la tâche la plus ingrate du module et la plus rentable.
Saisir une dépense
- Dans la barre latérale, ouvrez Dépenses, puis Frais par véhicule.
- Cliquez sur Ajouter une dépense, en haut à droite.
- Une fenêtre propose deux chemins. Cliquez sur Remplisser les informations manuellement — ou sur Importer une dépense si vous avez le document (voir plus bas).
- En haut de la page, vérifiez l'onglet : Frais par véhicule ou Frais de mobilité.
- Sous Détails généraux, choisissez le Fournisseur, le ou les Véhicules, et le Type de dépense.
- Saisissez le Montant HT et le Montant TTC.
- Sous Suivi et notes, indiquez la Date, l'Odomètre en kilomètres, et vos Notes.
- Déposez la pièce dans Documents, puis cliquez sur Sauvegarder.
Le champ Odomètre mérite d'être renseigné même quand il paraît hors sujet : c'est lui qui permet de rapporter un coût à un kilométrage, et donc de comparer deux véhicules autrement qu'en valeur absolue.
Importer plutôt que taper
Le premier chemin de la fenêtre, Importer une dépense, prend le document et en tire les informations — la fenêtre l'annonce : « Vous pouvez importer le document afin que les informations soient automatiquement renseignées, ou bien saisir manuellement l'ensemble des informations. »
C'est le geste à préférer dès que vous avez la facture sous forme de fichier : il remplit les champs et attache la pièce en une fois, là où la saisie manuelle demande de faire les deux.
Pour des dizaines de lignes d'un coup, passez plutôt par l'import par fichier.
Les frais de mobilité
La seconde entrée du menu suit la même logique, à une différence près qui change tout : la dépense ne porte pas sur un véhicule mais sur un déplacement. Train, taxi, location ponctuelle, indemnité kilométrique.
La distinction n'est pas administrative. Une entreprise qui réduit sa flotte reporte une partie de ses coûts sur la mobilité : sans ce second écran, la baisse paraîtrait réelle alors qu'elle n'aurait fait que changer de ligne.
Lire la liste
La page ouvre sur trois totaux : TOTAL TTC, TOTAL HT — avec le montant de TVA à côté —, et DÉPENSES, qui donne le nombre de lignes et le nombre de véhicules concernés. Un lien Détails déplie le calcul.
Trois onglets filtrent par justificatif : Tout, Avec facture, Sans facture. Le troisième est celui à ouvrir avant une clôture comptable.
Le tableau porte les colonnes Véhicules, Date, Montant, Fournisseur, Type, Référence, TVA et Actions.
Les filtres sont les plus nombreux de l'application : une période (Passé par défaut), Véhicule, Rattachement véhicule, Sites, Fournisseur, Source, TVA, Type, Mois, Date de début et Date de fin. Un bouton Réinitialiser les filtres les efface tous — gardez-le en tête, car c'est un filtre oublié qui explique presque toujours une dépense « disparue ».
Ce que porte une dépense
- Les deux montants, hors taxes et toutes taxes. C'est le hors taxes qui alimente les coûts.
- Le type de dépense, choisi dans un catalogue partagé — voir les types de dépense.
- Le fournisseur.
- La date, qui décide de l'exercice auquel elle est comptée.
- L'odomètre au moment de la dépense.
- Les véhicules liés — une dépense peut en concerner plusieurs.
- Les documents joints.
Questions fréquentes
Faut-il saisir le carburant ici ou dans Carburant & Énergie ?
Les pleins se saisissent dans l'historique du carburant, qui en garde le détail — litres, compteur, prix au litre. Voir les cartes carburant. L'écran des dépenses sert au reste.
Une dépense peut-elle concerner plusieurs véhicules ?
Oui — le champ s'appelle d'ailleurs Véhicules, au pluriel. Une facture de pneumatiques couvrant trois véhicules se rattache aux trois, ce qui évite de la découper arbitrairement.
À quoi sert l'onglet « Sans facture » ?
À voir ce qui a été saisi sans justificatif joint. C'est aussi ce que surveille la règle qui signale les dépenses récurrentes de plus de cent euros sans numéro de facture ni document.
Et les amendes ?
Elles ont leur propre module, et leur type de dépense pour la part non réimputée au conducteur. Voir les infractions et FPS.
Qu'est-ce qui contrôle la cohérence de tout ça ?
Plusieurs règles de détection : facture en double, dépense datée à plus de trente jours dans le futur, dépense récurrente sans pièce. Voir les règles de détection.
Pour aller plus loin
Vous n’avez pas trouvé ?Écrivez au support depuis l’application, en décrivant ce que vous essayez de faire. Nous répondons en jours ouvrés. Contacter le support