En deux lignes
Un formulaire d'inspection est la liste des points à vérifier, écrite une fois et réutilisée à chaque contrôle. Il se crée sous Inspections > Automatiques, avec une date de début, un intervalle et des véhicules : c'est ce qui en fait un contrôle récurrent.
Un formulaire d'inspection s'écrit une fois et sert cent fois. C'est aussi ce qui garantit que deux personnes contrôlant deux véhicules regardent les mêmes choses — sans quoi comparer deux états des lieux n'a aucun sens.
Créer le formulaire
- Dans la barre latérale, ouvrez Inspections, puis Automatiques. La page Inspections automatiques s'ouvre.
- Cliquez sur Créer un formulaire, en haut à droite.
- Sous Détails du formulaire, saisissez le Titre et la Description.
- Indiquez la Date de début et l'Intervalle de temps : un nombre et une unité — Jour, Semaine, Mois ou Année.
- Sélectionnez les Véhicules concernés.
- Cliquez sur Continuer, puis composez les éléments à vérifier.
- Enregistrez. Le formulaire rejoint la liste.
Le premier écran porte donc tout le cadrage — périodicité et véhicules compris —, et le second ne sert qu'au contenu du contrôle. C'est l'inverse de ce qu'on anticipe, et ça évite de composer trente points avant de s'apercevoir qu'on ne sait pas à qui les appliquer.
Ce que porte un formulaire
La liste affiche chaque modèle en carte, avec son statut — Actif ou archivé — et quatre nombres :
- Éléments — la longueur du contrôle. Un état des lieux de remise de clés en compte une poignée ; un relevé mensuel complet peut en compter plusieurs dizaines.
- Conditions — les règles qui font apparaître un élément selon une réponse précédente.
- Véhicules — ceux auxquels le formulaire s'applique.
- Soumissions — les inspections déjà faites avec lui.
La périodicité
La Date de début et l'Intervalle de temps transforment un modèle en contrôle récurrent : la date dit à partir de quand compter, l'intervalle à quel rythme revenir.
C'est le même esprit que programmer un entretien qui revient, appliqué au contrôle visuel plutôt qu'à l'atelier.
Actifs et archivés
Trois onglets filtrent la liste : Tout, Actif, Archivé. Un champ Rechercher et deux filtres, Site et Véhicule, s'y ajoutent.
Quand un contrôle change de contenu, archivez l'ancien modèle et créez le nouveau : les inspections déjà réalisées restent rattachées au modèle qui a servi, et l'historique reste lisible.
Questions fréquentes
Combien de formulaires faut-il pour un parc mixte ?
Peu. Deux ou trois suffisent le plus souvent : un état des lieux court pour les entrées et sorties, un contrôle périodique plus complet, et un modèle spécifique si une partie du parc a des contraintes propres — poids lourds, frigorifique, véhicules électriques.
Peut-on modifier un formulaire déjà utilisé ?
Oui, mais réfléchissez à ce que vous voulez comparer. Si le contrôle change de nature, mieux vaut archiver l'ancien modèle et en créer un nouveau.
À quoi servent les conditions ?
À ne poser une question que quand elle se pose. Un élément « décrire le dommage » n'a pas lieu d'apparaître si la réponse précédente était « aucun dommage ». C'est ce qui permet d'avoir un formulaire complet sans qu'il soit long à remplir.
Les formulaires sont-ils liés aux rappels ?
Ce sont deux mécaniques distinctes. La périodicité du formulaire rythme les inspections ; les rappels suivent des échéances contractuelles et réglementaires. Les deux peuvent coexister sur un même véhicule.
Où vont les photos et les réponses ?
Dans l'inspection, consultable depuis l'Historique des inspections. Le détail est décrit dans les inspections et états des lieux.
Pour aller plus loin
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