En deux lignes
Un TCO calculé sur les seules factures sous-estime le coût réel. Quatre familles manquent le plus souvent : la fiscalité, le temps administratif, l'avantage en nature et les frais de fin de contrat — et le catalogue leur réserve des types dédiés.
Presque tous les coûts de possession calculés à la main sont faux dans le même sens : ils sous-estiment. Non par négligence, mais parce qu'un tableur ne contient que ce qui a produit une facture — et qu'une partie du coût d'un véhicule n'en produit aucune.
1. Ce qui est toujours là
Le financement, la maintenance, le carburant, l'assurance. Personne ne les oublie, et une partie arrive sans saisie : les connecteurs importent les transactions des cartes carburant et du télépéage.
Une seule vigilance : les pleins se saisissent dans l'historique du carburant, qui garde les litres et le compteur — pas en dépense simple. Voir saisir un plein de carburant.
2. La fiscalité, onze types
Malus CO₂ à l'immatriculation, malus au poids, taxe annuelle sur les émissions de CO₂, taxe annuelle sur les polluants atmosphériques, taxe annuelle incitative, immatriculation, vignettes Crit'Air, pénalités de zone à faibles émissions, amortissement non déductible, TVA non récupérable, risque de redressement fiscal.
Ce sont des montants annuels ou ponctuels, donc faciles à oublier. Deux d'entre eux ne correspondent à aucune facture : TVA non récupérable et Risque de redressement fiscal. Ils servent à chiffrer un coût réel mais invisible — à condition de documenter le calcul.
3. Le temps et les personnes
Trois types, et aucun ne sort d'une facture : Temps administratif du gestionnaire de flotte, Avantage en Nature (AEN) + charges sociales patronales, Perte de productivité (conducteur immobilisé).
C'est ici que se joue la différence entre deux politiques de flotte. Un parc « moins cher » qui immobilise davantage coûte plus, et c'est le troisième type qui le fait entrer dans le coût.
L'avantage en nature a son propre rapport, Avantages en nature (AEN) — voir préparer la déclaration des avantages en nature.
4. La fin de contrat
Deux types que l'on découvre à la restitution : Frais de restitution LLD et Pénalités dépassement kilométrique LLD.
Les saisir change la conclusion d'une comparaison entre achat et location longue durée : un loyer mensuel seul ne dit rien de ce que coûtera la sortie.
La règle Dépassement kilométrique contractuel signale un compteur au-delà du kilométrage prévu au contrat de plus de 25 km. C'est le moment de chiffrer la pénalité, plutôt qu'à la restitution.
5. Ne pas oublier l'électrique
Un véhicule rechargé sur une borne de l'entreprise ne génère aucune facture de recharge : l'électricité passe dans la facture du site. Si rien n'est saisi, l'électrique paraît gratuit à l'usage, et la comparaison est biaisée en sa faveur.
Quatre types couvrent le sujet : Recharge électrique, Installation bornes de recharge, Abonnements gestion énergie et Remboursement recharge à domicile — celui qu'on oublie le plus facilement. Voir saisir une recharge électrique.
Vérifier que le calcul tient
Cinq contrôles, dans cet ordre :
- Les dépenses en « Autre ». Filtrez par Type : ce qui atterrit là ne dit plus rien de sa nature. Reclassez.
- Les véhicules à zéro. Un véhicule actif sans dépense est un trou de saisie, pas une bonne affaire. La règle Véhicule actif sans carburant ni dépense depuis 60 jours le signale, contrats terminés exclus.
- Les doublons. La règle Numéro de facture dupliqué sur deux dépenses attrape les paiements en double.
- Les pièces. L'onglet Sans facture de la liste montre les dépenses sans facture, et la règle Dépenses récurrentes — sans facture ni document signale celles de plus de 100 €.
- Les compteurs. Sans kilométrage, le coût total existe mais le coût au kilomètre, non — et c'est lui qui se compare d'un véhicule à l'autre.
Questions fréquentes
Faut-il saisir des coûts qui ne sont pas des factures ?
C'est tout l'intérêt des familles RH et Fiscalité. Un coût de possession limité aux factures sous-estime le coût réel, et fausse toute comparaison entre motorisations.
À quelle fréquence vérifier ?
Un contrôle mensuel des dépenses en « Autre », des dépenses sans facture et des véhicules à zéro suffit à garder le calcul propre.
Peut-on comparer son TCO à celui d'autres entreprises ?
Le catalogue des types étant commun à toutes les entreprises, la structure est comparable. Les montants, eux, dépendent trop de l'usage pour qu'une moyenne de marché veuille dire grand-chose.
Quel rapport ouvrir en premier ?
Synthèse des dépenses, qui regroupe les coûts par type de dépense ou par groupe de véhicules : il montre d'un coup où va l'argent, et quelles familles manquent.
Et les frais de mobilité ?
Ils se saisissent sous Dépenses, puis Frais de mobilité, et ont leur rapport, Dépenses de mobilité. C'est la grandeur à regarder quand on réduit la flotte : sans elle, la baisse paraît réelle alors qu'elle a seulement changé de ligne.
Pour aller plus loin
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