En deux lignes
Ouvrir un accès, c'est répondre à trois questions : qui, avec quel rôle, et sur quels sites. L'écran distingue aussi l'accès web de l'accès à l'application mobile — un conducteur n'a presque jamais besoin du premier.
Un accès se définit par trois choses, et c'est en les séparant qu'on évite les erreurs : qui est la personne, quel rôle elle porte — donc ce qu'elle peut faire —, et sur quels sites — donc sur quelle partie du parc.
Ouvrir un accès
- Ouvrez les Paramètres, puis, sous Paramètres de l'entreprise, Gestion des utilisateurs.
- Choisissez l'onglet : Accès web pour le logiciel de bureau, Accès application mobile pour le téléphone.
- Cliquez sur Ajouter un accès, en haut à droite.
- Désignez la personne, puis son rôle sous Accès aux rôles.
- Choisissez les Sites sur lesquels elle travaille — ou Tous les sites.
- Validez.
Le rôle dit quoi, les sites disent où
C'est la distinction à retenir, et celle qu'on confond le plus souvent.
Le rôle décide des écrans et des actions : voir les dépenses, ajouter une inspection, supprimer un véhicule. Il ne dit rien du périmètre.
Les Sites décident du périmètre : un responsable d'agence avec le rôle « Gestionnaire de site » et un seul site voit tout sur son agence et rien ailleurs. Le même rôle avec Tous les sites donne une vue groupe.
Autrement dit, on ne crée pas un rôle par agence : on crée un rôle, et on le combine avec le bon périmètre. C'est ce qui permet de tenir une organisation à vingt établissements avec quatre rôles.
Web et mobile, deux populations
Les deux onglets ne servent pas les mêmes gens, et il vaut mieux l'assumer dès le départ.
L'Accès web concerne ceux qui gèrent : gestionnaire de flotte, responsables de site, comptabilité, services généraux. Quelques personnes, souvent moins de dix même sur un grand parc.
L'Accès application mobile concerne ceux qui conduisent et ceux qui interviennent : relevé de compteur, état des lieux, déclaration d'incident, prise de véhicule en autopartage. Beaucoup de monde, peu de droits chacun.
Donner un accès web à un conducteur « parce que c'est plus simple » est le raccourci à éviter : il ouvre l'ensemble des écrans de gestion à quelqu'un qui n'en a besoin d'aucun.
Lire la liste
Le tableau porte les colonnes Utilisateur, Fonction, Sites, E-mail, Accès aux rôles et Actions disponibles.
Deux filtres : Sites et Accès aux rôles.
Un contrôle à faire une fois par trimestre : filtrez sur les accès portant Tous les sites, et vérifiez que chaque nom y a toujours sa place. C'est la ligne la plus facile à accorder et la plus facile à oublier.
Les mentions N/A dans la colonne Accès aux rôles signalent des personnes présentes dans la liste sans rôle attribué. Elles n'entrent donc pas, ce qui est sans danger — mais c'est aussi le signe d'un ménage à faire.
Questions fréquentes
Faut-il un accès par personne ou peut-on en partager un ?
Un par personne, toujours. Les inspections, les résolutions d'anomalies et les désignations de conducteur portent le nom de qui les a faites : un accès partagé rend cet historique inutilisable, et empêche de prouver quoi que ce soit.
Combien d'accès web prévoir ?
Moins qu'on ne croit. Une flotte de trois cents véhicules se gère couramment avec cinq à dix accès web, et autant d'accès mobiles qu'il y a de conducteurs.
Comment donner une vue groupe à un dirigeant ?
Un rôle en lecture large, combiné à Tous les sites. Les rapports et le tableau de bord couvrent l'essentiel de ce besoin sans donner de droits d'écriture.
Et les prestataires externes ?
Un garage ou un loueur n'a pas besoin d'un accès : il existe comme garage ou comme fournisseur, ce qui suffit à lui rattacher des interventions et des dépenses.
Que deviennent les données d'un accès retiré ?
Elles restent : les actions passées gardent le nom de leur auteur. C'est précisément ce qu'on attend d'une piste d'audit.
Pour aller plus loin
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