En deux lignes
Entreprise et site ne disent pas la même chose : l'entreprise est une personne morale qui reçoit des factures, le site est un lieu de gestion. C'est l'entreprise qui porte la refacturation, et les sites se rattachent à elle — avec leur propre hiérarchie en plus.
Les deux notions se ressemblent assez pour qu'on les confonde, et le choix se paie des mois plus tard : l'entreprise est une personne morale, qui reçoit des factures et porte un SIRET ; le site est un lieu de gestion, qui découpe les écrans. Un groupe a besoin des deux, et dans cet ordre.
Créer une entreprise
- Ouvrez les Paramètres, puis Gestion des entreprises.
- Cliquez sur Créer une entreprise.
- Renseignez le Nom de l'entreprise, le Siret, et déposez son logo par Sélectionner un fichier.
- Choisissez l'Entreprise parente si elle dépend d'une holding, et vérifiez le Statut.
- Complétez l'Adresse, le Code postal et la Ville.
- Sous Sites, cliquez sur Attribuer un site pour lui rattacher ses établissements.
- Réglez Contrats affichés à cette entreprise, puis cliquez sur Sauvegarder.
Deux hiérarchies, pas une
C'est le point qui demande un instant de réflexion, et il structure tout le reste.
Les entreprises ont leur hiérarchie, par le champ Entreprise parente : une holding au-dessus de ses filiales.
Les sites ont la leur, par leur propre site parent — l'écran affiche d'ailleurs « 2 sites imbriqués » sous un site qui en contient d'autres.
Les deux arborescences se croisent : une entreprise porte des sites, qui peuvent eux-mêmes en contenir. Une agence régionale avec ses dépôts est une hiérarchie de sites à l'intérieur d'une seule entreprise ; deux filiales distinctes sont deux entreprises.
La règle qui tranche : si l'entité reçoit sa propre facture, c'est une entreprise ; sinon, c'est un site.
Les contrats affichés
Le dernier réglage de la fiche décide de ce que l'entreprise voit en matière de contrats — l'option Contrats internes uniquement limitant la visibilité à ce qui la concerne.
C'est utile dès que des filiales partagent un même logiciel sans avoir à connaître les conditions négociées par les autres.
Ce que l'entreprise commande ailleurs
La refacturation. C'est par entreprise que les factures se génèrent et que les marges s'appliquent — l'écran de refacturation propose d'ailleurs une marge personnalisée par entreprise qui remplace le réglage global. Voir configurer la refacturation.
Les filtres. Plusieurs écrans — anomalies, alertes télématiques — portent un filtre Entreprises en plus du filtre Site.
Les accès. La portée d'un accès se règle par sites, à l'intérieur de ce que l'entreprise couvre. Voir ouvrir un accès au logiciel.
Questions fréquentes
Faut-il une entreprise par filiale ?
Par personne morale qui reçoit ses propres factures, oui. Pour une simple division interne, un site suffit.
Quelle différence avec les détails de l'entreprise ?
L'écran Détails de l'entreprise règle votre propre fiche — nom, SIRET, adresse, logo. Gestion des entreprises règle la structure du groupe. Voir renseigner les détails de l'entreprise.
Peut-on désactiver une entreprise ?
Son Statut le permet. Préférez-le à une suppression : les dépenses et les véhicules passés y pointent.
Comment un dirigeant voit-il le groupe entier ?
Par un accès portant Tous les sites, avec un rôle en lecture. Voir répartir le travail dans l'équipe.
Et si la structure change ?
Modifiez le rattachement plutôt que de recréer : l'historique suit l'entité, et le recréer le coupe en deux.
Pour aller plus loin
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