En deux lignes
Six gestes à l'arrivée, cinq au départ — et le second parcours est celui qu'on bâcle. Une carte carburant laissée active au nom d'un salarié parti est une dépense qui court sans que personne la regarde, et aucune règle ne la signale à votre place.
L'arrivée d'un conducteur se prépare bien ; son départ se bâcle souvent. C'est pourtant le second qui coûte : une carte carburant laissée active au nom de quelqu'un qui est parti est une dépense qui court sans que personne la regarde.
À l'arrivée
1. La fiche
Civilité, prénom, nom, e-mail et site de rattachement — le Groupe (Site) — sont obligatoires. La Fonction ne l'est pas, mais renseignez-la : l'écran Mode privé des paramètres filtre et classe les véhicules par fonction. Voir ajouter un employé et gérer son accès.
2. Le permis
Numéro de permis, pays, dates de délivrance — libellée Date de livraison — et d'expiration, et la copie dans Document (Permis). Trois usages le justifient : la désignation après une contravention, la surveillance de la date d'expiration par un rappel, et la responsabilité de l'employeur — la copie montre qu'il a vérifié.
3. L'affectation du véhicule
Véhicule attitré ou partagé, le geste n'est pas le même : on affecte un véhicule à une personne, ou on le réserve pour des dates, en autopartage. La fenêtre Ajouter une assignation porte un champ Odomètre : renseignez-le à la remise, c'est ce qui bornera ce que la personne a parcouru. Voir affecter ou réserver un véhicule.
4. Les moyens de paiement
Carte carburant et badge de télépéage, avec la personne en Conducteur et, sur la carte, un plafond — Type de limite et Valeur limite. La règle Cartes carburant actives — non attribuées et illimitées signale une carte active sans véhicule, sans conducteur et sans plafond. Voir ajouter et suivre une carte carburant.
5. L'accès mobile
Un Accès application mobile, pas un Accès web : les deux onglets de Gestion des utilisateurs les séparent. Donner un accès web à un conducteur lui ouvre des écrans de gestion dont il n'a pas besoin. Voir ouvrir un accès au logiciel et à quoi sert l'application mobile.
6. L'état des lieux
À la remise des clés, photos comprises, avant que le véhicule parte. C'est la pièce qui réglera la discussion à la restitution, et elle ne se refait pas après coup. Voir réaliser une inspection de véhicule.
Ce qu'il faut lui expliquer
Deux gestes suffisent à lui montrer, le reste s'apprend à l'usage : l'état des lieux et le signalement d'un défaut. Ce sont ceux qui alimentent tout le reste.
Trois choses méritent aussi d'être dites clairement, parce qu'elles se découvrent mal :
- La case « Personnel » d'un plein n'est pas un aveu : c'est ce qui rend la déclaration d'avantage en nature juste. La règle Carburant personnel sur véhicule de société en tient le compte, un avis par véhicule et par mois.
- Le kilométrage saisi à la pompe, si l'option Odomètre requis pour chaque transaction est cochée sur sa carte, tient les compteurs à jour pour tout le monde.
- Ce qui est géolocalisé et ce qui ne l'est pas. C'est une obligation d'information, et c'est aussi ce qui évite les malentendus. Voir mettre sa flotte en conformité.
Au départ
- Retirez l'accès : dans Gestion des utilisateurs, Supprimer l'accès sur la ligne de la personne.
- Bloquez la carte carburant et le badge. Sur la carte : Modifier, Statut à Bloqué, et retirez le conducteur. Même geste sur le badge : la règle Badges télépéage bloqués — conducteur toujours assigné signale un badge bloqué resté au nom de quelqu'un.
- Mettez fin à l'affectation du véhicule : sa Date/heure de fin se renseigne par Modifier.
- Faites l'état des lieux de restitution et comparez-le à celui de la remise.
- Archivez la fiche — le menu de la ligne ne propose pas de suppression. Son historique de sinistres, d'infractions et d'affectations doit rester lisible, et le délai de conservation court encore.
Questions fréquentes
Faut-il créer une fiche pour un intérimaire ?
Oui, dès qu'il conduit. Sans fiche, aucune désignation n'est possible si une contravention tombe pendant sa mission.
Et un conducteur qui n'a pas de smartphone ?
Sa fiche suffit pour conduire et être désigné. Seule la saisie de terrain lui échappe, et un gestionnaire peut la faire à sa place.
Qui vérifie la validité des permis ?
L'employeur. Une règle de rappel portant sur l'employé automatise l'alerte — voir ne manquer aucune échéance réglementaire.
Combien de temps garder la fiche après un départ ?
Le temps de la relation de travail et de ce que la loi impose ensuite. L'archivage préserve l'historique sans laisser l'accès ouvert.
Et si plusieurs personnes partagent un véhicule ?
Passez par l'autopartage et les réservations : c'est la réservation qui dira qui conduisait, le jour où il faudra le dire.
Pour aller plus loin
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