En deux lignes
Quand une holding porte la flotte de ses filiales, il faut leur refacturer ce qu'elles consomment. Quatre réglages suffisent : le jour de génération, le mode de validation, les frais de gestion répartis par véhicule, et la marge éventuelle du groupe.
Une holding qui porte les contrats pour ses filiales se retrouve avec une question comptable de tous les mois : combien chacune doit-elle, et comment le justifier ? La refacturation répond en calculant, par entreprise, ce que ses véhicules ont coûté — et en l'envoyant sans qu'on ait à monter un tableur.
Le jour de génération
« Les factures du mois précédent sont générées automatiquement en début de mois. » Le Jour de génération se choisit parmi Jour 2, Jour 3, Jour 4 ou Autre jour du mois suivant.
Choisissez-le après la date à laquelle vos dernières factures fournisseurs arrivent. Générer le 2 alors que le relevé du pétrolier tombe le 5 produit tous les mois une facture incomplète, qu'il faudra corriger — et une correction mensuelle coûte plus cher que trois jours d'attente.
Validation manuelle ou automatique
C'est le choix le plus structurant de l'écran, et il tient à une question : faites-vous confiance à la clôture sans la regarder ?
Validation manuelle — « Les factures sont générées avec le statut "À valider". Un administrateur vérifie la clôture puis déclenche l'envoi. » C'est le réglage à retenir la première année, et à chaque fois que le périmètre bouge.
Validation automatique — « Les factures sont considérées comme validées et envoyées automatiquement aux entreprises, sans intervention humaine. » C'est confortable, et cela suppose que vos saisies soient fiables : une dépense mal rattachée part chez la mauvaise filiale sans que personne ne l'ait vue.
Les frais de gestion de flotte
Ce bloc répond à un point que les tableurs oublient toujours : le coût du gestionnaire lui-même.
Vous saisissez un montant global en € / mois — « coût global (gestionnaire de flotte, coûts administratifs…) » — et le logiciel le répartit automatiquement entre tous les véhicules, en affichant la quote-part par véhicule.
C'est ce qui rend la refacturation honnête : une filiale qui a trente véhicules porte trente quotes-parts, pas la même part forfaitaire qu'une filiale qui en a trois.
La marge du groupe
Le bloc Marge / bénéfice applique « une marge optionnelle appliquée par la holding sur les coûts refacturés aux filiales ». Elle s'exprime en Pourcentage ou en Montant fixe.
L'écran affiche en regard la base de coûts du groupe et le montant de marge que le réglage produirait sur le mois en cours — ce qui permet de voir l'effet avant d'enregistrer.
Un second bloc, Marge personnalisée par entreprise, « remplace le réglage global pour une entreprise donnée ». Le tableau indique, pour chacune, si elle suit le Réglage global ou un mode personnalisé.
Un avertissement de bon sens : une marge entre sociétés d'un même groupe relève des prix de transfert. Réglez-la avec votre comptable, pas seule devant l'écran.
Questions fréquentes
Quelle différence avec la facturation Dadycar ?
La refacturation concerne ce que vous facturez à vos filiales. Votre propre abonnement se suit dans Facturation & Abonnement, une entrée distincte des paramètres.
Que refacture-t-on exactement ?
Ce qui a été saisi sur les véhicules de l'entreprise concernée : dépenses, carburant, entretien, et la quote-part de frais de gestion. Le découpage par type de dépense permet de décider ce qui entre ou non.
Et les sites, dans tout ça ?
La refacturation raisonne par entreprise, pas par site. Les sites servent à l'analyse interne ; les entreprises à la facturation.
Peut-on refacturer sans marge ?
Oui — laissez la marge à zéro. C'est le cas le plus courant : la holding répercute au coût réel.
Où voit-on l'effet sur les coûts ?
Sur le tableau de bord, qui porte un onglet dédié, et dans les rapports de coûts. Voir aussi la refacturation.
Pour aller plus loin
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