Quels rapports ouvrir chaque mois ?

Il regroupe les coûts par type de dépense ou par groupe de véhicules. C'est le rapport d'ouverture : il dit en une lecture quelle famille a bougé.

Ce qu'on y cherche : une famille qui enfle d'un mois sur l'autre sans raison d'activité. La maintenance qui grimpe annonce un parc vieillissant ; le carburant qui grimpe sans kilomètres annonce autre chose.

Le coût complet au kilomètre, dans le temps. C'est la grandeur qui se compare le mieux entre deux véhicules d'usages différents.

Ce qu'on y cherche : les véhicules dont la courbe décroche. La règle Coût au km supérieur à la moyenne du même modèle fait le même travail en continu — au-delà de 1,5 fois la moyenne —, mais le rapport montre la pente, ce que l'anomalie ne dit pas.

Il répertorie le temps que chaque véhicule a passé dans chaque statut : c'est le rapport de l'immobilisation.

Ce qu'on y cherche : les véhicules longtemps hors service, et ceux qui ne bougent jamais. Deux règles les signalent aussi — Véhicule actif quasi immobile depuis 30 jours et Véhicule actif sans carburant ni dépense depuis 60 jours. Un véhicule qu'on paie sans l'utiliser est l'économie la plus facile d'une flotte.

Il affiche l'historique des rappels de service terminés à l'heure ou en retard. C'est le rapport qui note la tenue du parc plutôt que son coût.

Ce qu'on y cherche : un taux de retard qui monte. Il annonce souvent une hausse des réparations — et c'est la meilleure justification d'un plan de maintenance. Voir mettre en place un plan de maintenance.

Complétez-le par Liste des échecs d'inspection, qui liste tous les éléments d'inspection ayant échoué.

Une ligne par collaborateur et par véhicule, avec la date d'attribution et l'AEN calculé. Il se regarde tous les mois parce qu'il suit les mouvements de personnel, pas parce qu'il se déclare mensuellement.

Ce qu'on y cherche : les écarts dus à une affectation changée sans que la fiche suive. Voir préparer la déclaration des avantages en nature.

Comparaison des coûts par année de service, à croiser avec Coût total de possession (TCO) — ce sont eux qu'on ouvre avant de décider d'un remplacement.

LOM et les deux rapports CO₂ — l'obligation de verdissement et les émissions. Voir suivre la transition énergétique.

Taxe sur les véhicules, Malus écologique, TVA Carburant — la fiscalité, à sortir au moment où elle se déclare.

1. En début de mois : les cinq rapports, une heure.
2. Notez trois décisions, pas plus — un véhicule à sortir, un garage à interroger, une carte à plafonner.
3. Le lundi suivant : les anomalies, qui traitent le détail.
4. En janvier : les séries annuelles, et le plan de renouvellement.