Il est crucial de distinguer le plan d'entretien de la planification.

Le plan d'entretien est le 'quoi' et le 'à quelle fréquence'.

Il est établi en se basant sur les recommandations du constructeur et ajusté selon les conditions d'utilisation réelles de la flotte.

Par exemple, le plan peut stipuler : 'Vidange d'huile tous les 20 000 km', 'Contrôle des freins tous les 40 000 km'.

La planification de la maintenance (Maintenance Scheduling), elle, est le 'qui' et le 'quand' de manière concrète.

C'est l'action de prendre rendez-vous au garage pour le véhicule A qui approche des 20 000 km.

Un logiciel de gestion de flotte utilise le plan d'entretien comme une règle.

Il suit les données du véhicule et, lorsque le kilométrage atteint la valeur définie dans le plan, il déclenche une alerte pour que le gestionnaire procède à la planification.

Le plan est donc la stratégie, la planification est l'exécution tactique.