Carnet d’entretien numérique

Un carnet d'entretien numérique est l'enregistrement en ligne de tout ce qui a été fait sur un véhicule au cours de sa vie : révisions, réparations, changements de pneus, contrôles et justificatifs. Il remplace le carnet papier rangé dans la boîte à gants par un historique unique, consultable et mis à jour par l'équipe flotte, les conducteurs et les garages.

Ce que contient un carnet d'entretien numérique

Une intervention bien saisie comprend en général :

• La date et le kilométrage de l'intervention.
• Le type d'opération : révision, réparation, pneumatiques, carrosserie, contrôle technique.
• Le prestataire ou le garage qui l'a réalisée.
• Le coût, avec la facture jointe.
• Les pièces remplacées et les remarques ou actions de suivi.
• La prochaine échéance, à la date ou au kilométrage.

Au fil du temps, ces saisies forment l'historique de maintenance de chaque véhicule et de toute la flotte.

Pourquoi les flottes abandonnent le papier

• Rien ne se perd : un carnet papier peut être oublié, abîmé ou partir avec un véhicule. Le carnet numérique reste accessible partout aux personnes autorisées.
• Des données homogènes : des champs standard rendent les saisies comparables entre véhicules, sites et prestataires.
• Des décisions plus rapides : vous retrouvez une réparation passée en quelques secondes, repérez les pannes récurrentes sur un modèle et comparez les coûts des garages.
• Une planification plus fiable : les échéances alimentent les rappels, au service de la maintenance préventive.
• Une revente et une restitution facilitées : un historique complet et documenté rassure l'acheteur et simplifie la fin d'un contrat de location.

Comment le mettre en place dans une flotte

1. Rassemblez les carnets papier et les factures existants de chaque véhicule.
2. Définissez les catégories et les champs obligatoires communs.
3. Rattachez chaque véhicule à son plan d'entretien pour générer les échéances automatiquement.
4. Décidez qui saisit les interventions : équipe flotte, conducteurs via une application mobile ou garages.
5. Relisez les données régulièrement pour repérer les véhicules dont les coûts d'entretien augmentent.

Comment Dadycar vous aide

Dadycar, logiciel français de gestion de flotte, donne à chaque véhicule sa propre fiche d'entretiens, de réparations et de coûts. Les rappels et échéances préviennent l'équipe avant qu'une révision ou un contrôle ne soit dépassé. La gestion des documents rattache factures et procès-verbaux au véhicule, tandis que les ordres de travail et la gestion des fournisseurs suivent chaque intervention. Les conducteurs signalent un problème depuis l'application Dadycar Go. Les données sont hébergées en France, chez OVHcloud.

Questions fréquentes

Le carnet numérique remplace-t-il le carnet du constructeur ?
Beaucoup de constructeurs proposent déjà leur propre carnet numérique. Pour une flotte, un carnet centralisé le complète en réunissant tous les véhicules et tous les prestataires au même endroit.

Qui doit le remplir ?
La personne la plus proche de l'intervention : l'équipe flotte pour les révisions prévues, le garage pour les réparations, le conducteur pour les anomalies constatées sur la route.

Est-il utile à la revente d'un véhicule ?
Oui. Un historique complet et daté, factures à l'appui, montre comment le véhicule a été entretenu et facilite la vente ou la restitution.