Historique de maintenance

L'historique de maintenance est le registre complet et daté de tous les entretiens, réparations et inspections réalisés sur un véhicule pendant sa vie dans la flotte. Chaque ligne indique quoi, quand, à quel kilométrage, par quel garage et à quel coût. Tenu à jour, il sert à analyser les coûts, prouver la conformité et arbitrer entre réparer ou remplacer.

Ce que contient une entrée bien tenue

• La date et le kilométrage au moment de l'intervention.
• La nature des travaux : entretien programmé, réparation après un défaut, pneumatiques, carrosserie, inspection.
• Le prestataire : garage ou technicien, avec la facture jointe.
• Les pièces et la main-d'œuvre, avec leur coût.
• L'origine de l'intervention : échéance, code défaut, signalement du conducteur ou sinistre.

Sans l'origine et le kilométrage, une entrée dit ce qui a été payé, mais pas pourquoi. Sa valeur d'analyse en est fortement réduite.

Pourquoi il compte pour une flotte d'entreprise

• Le coût réel par véhicule : les frais d'entretien et de réparation alimentent le calcul du TCO et éclairent les prochains achats.
• Réparer ou remplacer : des pannes répétées sur un véhicule, ou sur un même modèle dans la flotte, signalent le moment d'arrêter les frais.
• Audit et obligation de sécurité : un registre vérifiable montre que l'entretien et les contrôles obligatoires ont été faits.
• Garantie et litiges : une preuve datée d'entretien appuie vos échanges avec le constructeur, le loueur ou l'assureur.
• Revente et restitution : un dossier complet rassure le repreneur et limite les contestations.

Papier, tableur ou logiciel

Les carnets papier se perdent et les tableurs prennent du retard. Un carnet d'entretien numérique ou une GMAO enregistre chaque intervention comme une donnée structurée. Vous filtrez alors l'historique d'un véhicule, d'un modèle ou d'un garage en quelques secondes. La règle d'or : clôturer chaque intervention tout de suite, plutôt que compléter le dossier plus tard.

Comment Dadycar vous aide

Dadycar, logiciel français de gestion de flotte, construit l'historique de maintenance au fil des interventions. Chaque ordre de travail enregistre le garage, la date, le kilométrage, le coût et les documents. La télématique, sans boîtier sur les véhicules connectés compatibles, relève le kilométrage réel et les codes défaut. La gestion des fournisseurs, le module documents et les rapports comparent les coûts par véhicule ou par garage. L'historique reste attaché au véhicule jusqu'à sa sortie de flotte. Les données sont hébergées en France, chez OVHcloud.

Questions fréquentes

Combien de temps conserver l'historique de maintenance d'un véhicule ?
Au minimum tant que le véhicule est dans la flotte. À sa revente ou à sa restitution, transmettez-le ou archivez-le.

Qui doit mettre à jour l'historique ?
La personne qui clôture l'intervention : gestionnaire de flotte, garage ou conducteur, du moment que chaque entrée porte une date, un kilométrage et une facture.

L'historique aide-t-il à planifier la maintenance ?
Oui. Il montre quelles interventions reviennent et à quel rythme, ce qui alimente la planification de la maintenance et distingue les réparations de maintenance corrective des entretiens programmés.