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Prix de l'innovation Flotauto 2025

Gestion des documents des véhicules d'entreprise, avec expiration

Assurance, contrats, permis de conduire, documents réglementaires : chaque pièce est rattachée à un véhicule ou à un conducteur, datée, et rappelée avant d'expirer.

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Documents

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Filtrer par

Attestation d'assurance 2025-2026

Type
Autre
Véhicule
Renault Trafic
Immatriculation
AB-123-CD
Conducteur
Karim B.
Date d'expiration
28/09/2026
Ajouté par
Nadia M.

Rappel des échéances

Assurance · 2026-09-28Retardé

il y a 1 mois 2 jours

Responsable : Nadia M.

  • Hébergé en France, chez OVHcloud
  • RGPD
  • 6 € HT par véhicule et par mois, gratuit jusqu'à 50 véhicules

Ce que la gestion documentaire change

Une date d'expiration par document

Et un rappel avant l'échéance avec un responsable désigné.

Contrôle technique · IJ-789-KLPlanifié

2026-11-22 · 23 jours à partir de maintenant

Notifier avant : 1 moisResponsable : Nadia M.

Contrats internes et externes

Assurance et carte grise rangés avec le véhicule, permis sur la fiche du conducteur.

Type

  • Contrôle technique
  • Contrôle technique de pollution
  • Carte grise
  • CritAir
  • Certificat de cession
  • Plan de maintenance
  • Autreattestation d'assurance, contrat de location

Sans boîtier

La gestion des documents fonctionne dès l'import du parc.
parc_vehicules.xlsxVéhicules importés

Quand un document manque au mauvais moment

Attestation d'assurance · Renault Trafic

Expirée le 28/09/2026

En tournée, A7 sortie Vienne · 10 h 42

Boîte de réception · 2 431 messages

Re: Re: TR: votre contrat de location

contrat_signe_v3.pdf · conditions de restitution p. 14

Dossier salarié · Karim B.

Permis de conduire : copie du 11/03/2020

Aucune vérification depuis l'embauche

L'attestation d'assurance est expirée

Et le véhicule est déjà sur la route.

Le contrat de location est dans une boîte mail

Ses conditions de restitution avec.

Le permis d'un conducteur n'a pas été revu

Depuis son embauche, il y a six ans.

Ce que vous obtenez avec Dadycar

Le module Documents centralise les pièces du parc ; celles des conducteurs vivent sur leur fiche. Les modules Rappels et Commandes s'en servent pour alerter et bloquer ce qui manque.

Documents par véhicule, datés

Chaque document est rattaché à un véhicule, avec sa date d'expiration ; la liste se filtre par site, par type et par véhicule.
Filtrer parSiteTypeVéhicules
Nom du documentTypeVéhiculeImmatriculationDate d'expirationAjouté par
Attestation d'assurance 2025-2026AutreRenault TraficAB-123-CD28/09/2026Nadia M.
Contrat LLD 48 moisAutrePeugeot e-208EF-456-GH14/11/2026Nadia M.
Contrôle technique 2026Contrôle techniqueCitroën JumperIJ-789-KL22/11/2026Nadia M.
Carte griseCarte griseRenault ClioMN-012-OP—Nadia M.

Contrats internes et externes

Contrats de location, de prestation ou internes : le contrat vit avec le véhicule, ses dates et ses conditions.

Financement & Achat

LLD

Peugeot e-208 · EF-456-GH

Km contractuel
60 000 km
Km actuel
57 150 km
Km restant
2 850 km

Contrat LLD 48 mois · Autre · 14/11/2026

Assurance suivie

L'assurance de chaque véhicule est enregistrée avec son échéance ; le module Rappels propose un modèle de rappel dédié, adressé au responsable choisi.

Ajouter un rappel

VéhiculeRenault Trafic · AB-123-CD

RappelAssurance

Date d'échéance2027-09-28

Notifier avant1 · Mois

ResponsableNadia M.

Activer les notifications

Permis de conduire des conducteurs

Le permis est rattaché à la fiche employé, avec sa validité, pour vérifier qui peut prendre quel véhicule avant chaque affectation ou réservation.

Permis de conduire

Date d'expiration
  • Thomas R.08/01/2027
  • Karim B.19/10/2026
  • Sarah L.12/06/2031

Fiche employé · numéro, pays, dates et copie

Rappels d'échéance avec responsable

À chaque échéance documentaire son rappel, posé à partir des modèles du module Rappels et adressé à un responsable.

Rappel des échéances

  • Assurance · Renault TraficResponsable : Nadia M.Retardé
  • Location longue durée · Peugeot e-208Responsable : Nadia M.Planifié
  • Contrôle technique · Citroën JumperResponsable : Nadia M.Planifié

Documents manquants dans les commandes

Dans le suivi des bons de commande et des livraisons, un document manquant est signalé avant la mise en circulation.
Urgent

Renault Trafic · AB-123-CD

Assurance expirée

Ajouter l'assurance

À compléter

Citroën Berlingo · WX-901-YZ

Carte grise manquante

Ajouter le document

À compléter

Toyota Proace · QR-345-ST

Kilométrage non relevé depuis plus de 90 jours

Saisir le kilométrage

Complet

Renault Clio · MN-012-OP

Aucun élément manquant

100 %

Comment ça marche

  1. Les fiches véhicules et employés accueillent les documents (gestion du parc).

  2. Assurance, contrat, carte grise : le module Documents les range par véhicule, avec leur date d'expiration ; le permis se dépose sur la fiche du conducteur.

  3. Posés en regard des échéances, ils remontent dans le module Rappels et dans les flux automatisés, avec un responsable par rappel.

Importer les données

Type d'importation : Véhicules, puis Employés

  2. 2
  3. 3
parc_vehicules.xlsx120 lignes

Faire correspondre les colonnes

Immat.Immatriculation
ModèleModèle
AgenceSite

Pour qui

Gestionnaires de flotte

Retrouver un contrat en quelques secondes, jamais après l'échéance (voir la page rôle).
Contrat LLD 48 mois · Peugeot e-208Autre · expire le 14/11/2026

Responsables RH

Permis de conduire à jour pour chaque conducteur (voir la page rôle).

Permis de conduire renseignés

95/ 96

fiches employés

Transport et logistique

Documents réglementaires prêts pour chaque contrôle (voir la page secteur).

Citroën Jumper · IJ-789-KL

  • Carte grise—
  • Contrôle technique22/11/2026
  • Contrôle technique de pollution22/11/2026
  • Autre · attestation d'assurance30/06/2027

Vos documents expirés, repérés pendant la démo

Apportez la liste de votre parc et vos échéances d'assurance : nous montrons comment Dadycar classe les documents et prévient avant chaque échéance, site par site.

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Vos questions avant de démarrer

« Faut-il un boîtier ? »

Non. La gestion des documents et les rappels d'échéance fonctionnent sans matériel.

« Mes documents sont dans un partage réseau. »

Ils peuvent y rester ; Dadycar rattache chaque pièce à un véhicule ou un conducteur, avec une date, ce qu'un dossier partagé ne fait pas.

« Combien de temps pour démarrer ? »

Dès l'import du parc, chaque véhicule a sa fiche ; le dépôt des documents se fait au fil de l'eau, en commençant par ceux qui expirent.

Questions fréquentes

Quels documents conserver pour un véhicule d'entreprise ?

Le certificat d'immatriculation, l'attestation d'assurance, le procès-verbal de contrôle technique quand le véhicule y est soumis, le contrat de location ou la facture d'achat, le carnet d'entretien et les états des lieux. Pour le conducteur, le permis de conduire en cours de validité et, selon l'activité, les habilitations.

Comment suivre les dates d'expiration des documents d'une flotte ?

En enregistrant chaque document avec sa date d'expiration dans un logiciel de gestion de flotte, puis en programmant un rappel avant l'échéance, adressé à un responsable. Dadycar affiche la date d'expiration de chaque document dans sa liste, et propose des rappels prêts à poser (assurance, contrôle technique, fin de location…), adressés à un responsable.

Faut-il vérifier le permis de conduire des salariés qui conduisent un véhicule de société ?

L'employeur a intérêt à s'assurer que chaque conducteur détient un permis valide, car il met à disposition un véhicule dans le cadre du travail. Dadycar rattache le permis à la fiche employé, avec sa validité, pour contrôler l'affectation d'un véhicule à un conducteur autorisé.

Peut-on gérer les contrats de location avec les documents du véhicule ?

Oui. Dans Dadycar, le contrat est rattaché à la fiche véhicule avec sa date de fin, le kilométrage contractuel, la mensualité et les mois restants. Le module Documents conserve la pièce elle-même, interne ou externe, et le module Rappels prévient avant la fin du contrat.

Faut-il un boîtier télématique pour gérer les documents ?

Non. Le module Documents, les contrats et les rappels d'échéance fonctionnent sans matériel, dès l'import du parc. Un boîtier GPS-OBD ou un véhicule connecté ajoute le kilométrage réel, utile pour anticiper le dépassement kilométrique d'un contrat de location.

Voyez Dadycar sur votre flotte

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