Gestion Cartes Carburant

La gestion des cartes carburant regroupe l'attribution, le paramétrage et le contrôle des cartes de paiement que les conducteurs utilisent pour le carburant ou la recharge électrique. Elle précise qui reçoit une carte, ce qu'elle permet d'acheter, comment les transactions sont vérifiées et rapprochées des données du véhicule, afin de maîtriser la dépense et de repérer les abus tôt.

Ce que recouvre la gestion des cartes

• L'attribution : une carte carburant par véhicule ou par conducteur, enregistrée dans la fiche du véhicule, avec une procédure claire en cas de perte, de vol ou de départ du salarié.
• Les règles d'usage : produits autorisés (type de carburant, recharge, lavage), jours et horaires, plafond par transaction en montant ou en volume.
• Le contrôle des transactions : une revue régulière des relevés pour détecter les achats inhabituels.
• Le rapprochement : chaque transaction est associée au véhicule concerné et à son kilométrage.
• L'imputation : le coût est affecté au bon véhicule, au bon site ou au bon centre de coûts.

Comment le rapprochement révèle les anomalies

Un relevé de carte montre ce qui a été payé, pas si la dépense était justifiée. En comparant les transactions aux données du véhicule, plusieurs incohérences apparaissent :

• Le mauvais produit : du gazole acheté pour une voiture essence, ou du carburant pour un véhicule électrique.
• Le volume : plus de litres achetés que la capacité du réservoir.
• Le lieu : un achat loin de l'endroit où se trouvait le véhicule à cette heure, quand les données de trajet sont disponibles.
• La consommation : des achats en hausse alors que le kilométrage stagne, signe possible d'un carburant destiné à un autre véhicule.

Chaque alerte est une question à poser au conducteur, pas une preuve de fraude : véhicule partagé, erreur de saisie ou échange de cartes expliquent souvent l'écart.

Pourquoi c'est un enjeu pour une flotte d'entreprise

Le carburant ou l'énergie est l'un des principaux coûts variables d'une flotte, et celui sur lequel les conducteurs pèsent le plus. Des cartes bien gérées limitent les abus, donnent une consommation fiable par véhicule et alimentent la gestion des coûts de flotte : écoconduite, choix des motorisations ou électrification.

Comment Dadycar vous aide

Dadycar est un logiciel français de gestion de flotte qui couvre la gestion du parc, la télématique et l'autopartage. Vous pouvez connecter vos cartes carburant pour rattacher chaque transaction au bon véhicule et alimenter le suivi de la consommation de carburant. Avec la télématique, les achats se comparent aux trajets et au kilométrage, et des alertes signalent les écarts à vérifier. Les coûts peuvent ensuite être répartis par site ou par centre de coûts. Le compte gratuit couvre jusqu'à 50 véhicules, et les données sont hébergées en France, chez OVHcloud.

Questions fréquentes

Faut-il rattacher la carte au véhicule ou au conducteur ?
Le rattachement au véhicule facilite l'analyse de la consommation ; le rattachement au conducteur convient aux véhicules de pool. Dans les deux cas, le lien doit être enregistré et tenu à jour.

À quelle fréquence contrôler les transactions ?
Au moins une fois par mois, et en continu lorsqu'un système d'alertes automatiques est en place.

Une carte carburant peut-elle servir à la recharge électrique ?
Beaucoup de cartes couvrent désormais la recharge publique. Une flotte mixte peut ainsi suivre le carburant et l'électricité de la même manière.