Indemnités kilométriques ou véhicule de service : lequel coûte moins ?

Les indemnités kilométriques coûtent moins cher tant que le salarié roule peu : elles n'ont aucun coût fixe. Un véhicule de service devient rentable au-delà d'un seuil, autour de 11 000 km professionnels par an pour un petit véhicule et 25 000 km pour un SUV dans nos exemples. Partagé entre plusieurs salariés, il l'est bien plus tôt.

Faut-il laisser vos commerciaux et vos techniciens rouler avec leur voiture et leur verser des indemnités kilométriques, ou leur confier un véhicule de l'entreprise ? La réponse tient à un calcul simple : le coût fixe d'un véhicule face au barème kilométrique. Ce guide pose ce calcul avec le barème officiel 2026, deux exemples chiffrés, le cas du véhicule partagé et les coûts que l'on oublie souvent.

Les justificatifs et la politique de notes de frais sont détaillés dans notre article sur les notes de frais kilométriques. Ici, on compare les coûts.

Combien coûtent les indemnités kilométriques à l'employeur ?

Quand un salarié doit utiliser son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l'employeur peut lui verser des indemnités kilométriques. Elles sont exonérées de cotisations dans la limite des barèmes kilométriques publiés par l'administration fiscale (Urssaf, frais professionnels).

Le barème 2026 n'est pas revalorisé : il reste identique à celui de 2025. Sa dernière hausse date de 2023, avec 5,4 % (Service Public, 9 avril 2026). Pour une voiture thermique, hybride ou à hydrogène, d désignant la distance parcourue dans l'année :

Puissance fiscale	Jusqu'à 5 000 km	De 5 001 à 20 000 km	Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins	d × 0,529	(d × 0,316) + 1 065	d × 0,370
4 CV	d × 0,606	(d × 0,340) + 1 330	d × 0,407
5 CV	d × 0,636	(d × 0,357) + 1 395	d × 0,427
6 CV	d × 0,665	(d × 0,374) + 1 457	d × 0,447
7 CV et plus	d × 0,697	(d × 0,394) + 1 515	d × 0,470

Pour une voiture électrique, le montant est majoré de 20 % (Urssaf). Le montant dépend du type de véhicule, de sa puissance fiscale et des kilomètres professionnels parcourus dans l'année.

Appliqué à une voiture de 5 CV, le barème donne ces coûts annuels pour l'entreprise :

Kilomètres professionnels par an	Indemnités versées	Coût par kilomètre
5 000 km	3 180 €	0,636 €
10 000 km	4 965 €	0,497 €
15 000 km	6 750 €	0,450 €
20 000 km	8 535 €	0,427 €
30 000 km	12 810 €	0,427 €

Pour une 5 CV, le coût au kilomètre baisse avec la distance, mais ne descend jamais sous 0,427 €. Et il n'y a rien à payer quand le salarié ne roule pas : c'est le grand avantage des indemnités kilométriques.

Que coûte un véhicule de service ?

Un véhicule de service a un coût total de possession (TCO) en deux parties. Une partie fixe, payée même si le véhicule ne roule pas : dépréciation ou loyer, financement, assurance, taxes, gestion. Une partie variable, qui suit les kilomètres : énergie, entretien, pneus. La méthode complète est dans notre guide du TCO d'une flotte automobile.

Notre exemple de référence est un SUV compact essence, acheté 28 000 € TTC et gardé 4 ans pour 100 000 km. Son TCO est de 42 540 € sur la période. En séparant les postes :

• Coût fixe : environ 6 800 € par an (dépréciation, financement, assurance, taxes annuelles, malus, carte grise et gestion).
• Coût variable : environ 0,154 € par kilomètre (carburant net de TVA, entretien et pneus).

Pour un petit véhicule (citadine ou petit utilitaire), retenons comme hypothèse un coût fixe de 4 000 € par an et un coût variable de 0,12 € par kilomètre. Un utilitaire coûte souvent moins cher qu'une voiture particulière à l'usage, pour trois raisons fiscales :

• la TVA sur son carburant se récupère en totalité, contre 80 % pour une voiture particulière (voir TVA carburant 2026) ;
• il n'est pas soumis aux taxes annuelles sur les véhicules de tourisme (voir TVS 2026) ;
• son amortissement n'est pas plafonné selon le CO2 (voir amortissement d'un véhicule de société).

Ces chiffres sont des hypothèses de calcul. Remplacez-les par ceux de vos véhicules : le calculateur TCO vous donne un point de départ.

À partir de combien de kilomètres le véhicule de service est-il rentable ?

Il suffit de mettre les deux courbes face à face. Coût annuel du véhicule = coût fixe + coût variable × kilomètres. Coût des indemnités = barème × kilomètres.

Km professionnels par an	Indemnités, voiture 5 CV	Véhicule de service, SUV essence	Véhicule de service, petit véhicule
5 000 km	3 180 €	7 563 €	4 600 €
10 000 km	4 965 €	8 331 €	5 200 €
15 000 km	6 750 €	9 099 €	5 800 €
20 000 km	8 535 €	9 867 €	6 400 €
30 000 km	12 810 €	11 403 €	7 600 €

Le petit véhicule devient moins cher que les indemnités à partir d'environ 11 000 km par an. Le SUV essence, plus coûteux, ne passe devant qu'à partir d'environ 25 000 km par an.

Pour votre propre seuil, appliquez la formule de la tranche concernée du barème. Entre 5 001 et 20 000 km, pour une voiture de 5 CV :

Seuil = (coût fixe annuel − 1 395) ÷ (0,357 − coût variable par km)

Au-delà de 20 000 km : seuil = coût fixe annuel ÷ (0,427 − coût variable par km). Avec 4 000 € de coût fixe et 0,12 € de coût variable, on obtient (4 000 − 1 395) ÷ 0,237, soit environ 11 000 km.

Deux remarques. Le seuil dépend de la puissance fiscale de la voiture du salarié : à 7 CV, le barème est plus élevé et le véhicule de service passe devant plus tôt. Et le calcul compare des coûts pour l'entreprise : il ne dit rien de ce que le salarié gagne ou perd avec sa propre voiture.

Et si plusieurs salariés partagent le même véhicule ?

C'est là que le véhicule de service gagne le plus souvent. Un véhicule de pool répartit son coût fixe entre plusieurs conducteurs. Les indemnités, elles, se paient salarié par salarié.

Prenons trois salariés d'un même site qui roulent chacun 8 000 km professionnels par an avec leur voiture de 5 CV :

Solution	Calcul	Coût annuel
Indemnités kilométriques	3 × [(8 000 × 0,357) + 1 395]	12 753 €
Un SUV essence partagé (24 000 km)	6 800 + 24 000 × 0,154	environ 10 500 €
Un petit véhicule partagé (24 000 km)	4 000 + 24 000 × 0,12	6 880 €

Le partage suppose que les trois salariés n'aient pas besoin du véhicule au même moment. Il faut donc un planning de réservation, des règles de priorité et un état des lieux à chaque retour. La méthode est détaillée dans nos articles sur le véhicule de pool et sur la mise en place de l'autopartage en entreprise.

Quels coûts oublie-t-on dans la comparaison ?

Le barème et le TCO ne disent pas tout. Plusieurs coûts pèsent sur le choix, d'un côté comme de l'autre.

Du côté des indemnités kilométriques

• Les taxes annuelles sur les voitures des salariés. Les voitures personnelles remboursées au kilomètre y sont soumises, avec un coefficient qui dépend des kilomètres remboursés : 0 % jusqu'à 15 000 km, 100 % au-delà de 45 000 km. Une minoration de 15 000 € s'applique ensuite au total des deux taxes, dans la limite du plafond des aides de minimis (fiche F22203). Pour beaucoup de PME, le montant dû reste donc nul.
• Le traitement des notes de frais : collecte des trajets, contrôle des distances, vérification de la carte grise, saisie en paie. Un outil qui calcule les indemnités à partir des trajets déclarés réduit ce temps.
• L'état du véhicule : l'entreprise ne contrôle ni l'entretien, ni les pneus, ni l'âge de la voiture de son salarié. C'est un point de son plan de prévention du risque routier professionnel.
• L'assurance : vérifiez que le contrat du salarié couvre l'usage professionnel de sa voiture.

Du côté du véhicule de service

• La gestion : contrôles techniques, entretiens, assurance, cartes carburant, amendes. Comptez ce temps dans le coût fixe.
• Les sinistres : franchises et réparations restent à la charge de l'entreprise, sauf faute lourde du salarié (voir accident avec un véhicule de société).
• L'usage privé : si le salarié garde le véhicule le soir et le week-end, ce n'est plus un véhicule de service mais un véhicule de fonction, avec un avantage en nature. Voir véhicule de fonction ou de service : différences et coût.
• Le véhicule qui dort : un véhicule de service peu utilisé garde tout son coût fixe. C'est le premier défaut à surveiller.

Quelles règles respecter pour verser des indemnités kilométriques ?

L'Urssaf pose trois conditions pour que les indemnités restent exonérées de cotisations (Urssaf, frais professionnels) :

• Un déplacement professionnel, pour lequel le salarié est obligé d'utiliser son véhicule personnel : formation, visite client, chantier.
• Un montant dans la limite du barème kilométrique publié par l'administration fiscale.
• Des justificatifs : la réalité des déplacements, le nombre de kilomètres parcourus et la carte grise du véhicule. Sans eux, les indemnités entrent dans l'assiette des cotisations.

Si l'entreprise verse plus que le barème, l'excédent n'est exonéré que si elle prouve que la dépense réelle du salarié le justifie. À défaut, l'allocation est traitée comme du salaire.

Les trajets entre le domicile et le lieu de travail suivent d'autres règles, celles de la prise en charge des frais de transport. Le détail des justificatifs et un modèle de politique interne sont dans notre article sur les notes de frais kilométriques.

Comment choisir entre indemnités et véhicule de service ?

Le calcul donne le seuil ; la situation de chaque poste fait le reste.

Situation	Solution la plus économique, en général
Déplacements occasionnels, moins de 10 000 km par an	Indemnités kilométriques
Un salarié qui roule beaucoup, au-dessus du seuil de son véhicule	Véhicule de service attitré
Plusieurs salariés d'un même site, chacun à petit kilométrage	Véhicule de pool partagé
Transport de matériel, outillage, marquage de l'entreprise	Utilitaire de service
Besoin ponctuel et rare (salon, déménagement)	Location courte durée ou indemnités

Refaites le calcul chaque année : un salarié qui change de poste ou de secteur change souvent de kilométrage, et donc de solution.

Comment Dadycar vous aide

Pour arbitrer, il faut comparer les indemnités versées au coût réel des véhicules. Dadycar, logiciel français de gestion de flotte, calcule les deux, sur vos propres chiffres.

• Les indemnités kilométriques : le salarié déclare ses trajets professionnels dans l'application mobile Dadycar Go, et Dadycar calcule ses indemnités au barème. Il y déclare aussi ses autres dépenses, avec la photo du justificatif ; le gestionnaire exporte les frais de mobilité au format Excel.
• Le coût des véhicules : chaque dépense est rattachée à un véhicule, et le TCO moyen par véhicule se calcule au réel puis se compare à votre cible (suivi des coûts).
• L'utilisation : le planning d'affectation distingue les véhicules nominatifs, les véhicules de pool ouverts à la réservation et les véhicules non affectés.
• Les kilomètres : relevés de compteur saisis ou remontés par la télématique (trajets et kilométrage).

L'offre Flotte coûte 6 € HT par véhicule et par mois, avec un essai gratuit de 15 jours ; 16 € HT avec la télématique (tarifs). Les données sont hébergées en France, chez OVHcloud. Demandez une démo.

Questions fréquentes

Les indemnités kilométriques sont-elles soumises à cotisations ?

Non, dans la limite du barème kilométrique fiscal, si l'employeur peut justifier les déplacements professionnels, les kilomètres parcourus et la carte grise du véhicule. Sans justificatifs, elles entrent dans l'assiette des cotisations (Urssaf).

Le barème kilométrique a-t-il augmenté en 2026 ?

Non. Le barème 2026 est identique à celui de 2025. Sa dernière revalorisation date de 2023, avec une hausse de 5,4 % (Service Public, 9 avril 2026). Pour une voiture de 5 CV, il va de 0,636 € par kilomètre jusqu'à 5 000 km à 0,427 € au-delà de 20 000 km.

Quelle indemnité kilométrique pour une voiture électrique ?

Le barème des voitures thermiques, hybrides et à hydrogène, majoré de 20 %. Pour une même puissance fiscale et une même distance, l'indemnité d'une voiture électrique est donc 20 % plus élevée (Urssaf ; Service Public).

À partir de combien de kilomètres un véhicule de service est-il plus rentable ?

Cela dépend du coût fixe du véhicule. Dans nos exemples, un petit véhicule devient moins cher que les indemnités d'une voiture de 5 CV vers 11 000 km par an, un SUV essence vers 25 000 km. Partagé entre plusieurs salariés, un véhicule de pool est rentable bien plus tôt.

L'entreprise paie-t-elle des taxes sur les voitures personnelles de ses salariés ?

Oui, en principe, quand elle leur rembourse des frais kilométriques : un coefficient s'applique selon les kilomètres remboursés, de 0 % jusqu'à 15 000 km à 100 % au-delà de 45 000 km. Une minoration de 15 000 € s'applique ensuite au total des deux taxes (fiche F22203).

Comment calculer automatiquement les indemnités kilométriques des salariés ?

En partant des trajets déclarés. Dans Dadycar, le salarié déclare ses trajets professionnels dans l'application Dadycar Go, et ses indemnités sont calculées au barème. Conservez dans tous les cas la preuve des déplacements, les kilomètres parcourus et la carte grise du véhicule (Urssaf).

Cet article donne un cadre général. Pour votre situation, rapprochez-vous de votre expert-comptable.

Sources

• Service Public, « Frais professionnels : les barèmes kilométriques 2026 sont disponibles », 9 avril 2026
• Urssaf, les frais professionnels : indemnités kilométriques
• Service Public Entreprendre, fiche F22203 : taxes sur les véhicules de tourisme