Carnet de bord véhicule
Le carnet de bord d'un véhicule note chaque trajet pour séparer l'usage professionnel de l'usage privé ; c'est un moyen de preuve reconnu en cas de contrôle URSSAF.
Mise à jour le
À quoi sert le carnet de bord d'un véhicule d'entreprise ?
Le carnet de bord d'un véhicule est un registre, papier ou numérique, où l'on note chaque trajet : date, conducteur, destination, kilométrage et motif. Il sert à séparer l'usage professionnel de l'usage privé. Ce n'est pas un document imposé en tant que tel, mais c'est un moyen de preuve reconnu en cas de contrôle URSSAF.
Ce qu'il permet de prouver
La preuve des kilomètres est libre, et le carnet de bord est l'un des moyens admis. Selon le Bulletin officiel de la sécurité sociale, cité par Lefebvre Dalloz, « les carnets de bord, de visite ou de rendez-vous peuvent aussi constituer des éléments de preuve suffisants ».
| Situation | Ce que le carnet de bord justifie |
|---|---|
| Véhicule de fonction, avantage en nature évalué aux dépenses réelles | Les kilomètres parcourus à titre privé |
| Carburant pris en charge par l'employeur | La part du carburant consommée pour le travail |
| Véhicule de service, ou remisage à domicile | L'absence d'usage personnel, le week-end et pendant les congés |
| Véhicule personnel du salarié | La distance et le nombre de trajets à l'appui des indemnités kilométriques |
Pourquoi c'est important
- Aux dépenses réelles, l'avantage en nature est proportionnel aux kilomètres privés : il se calcule sur la base des kilomètres privés rapportés au kilométrage total du véhicule, selon LégiSocial. Sans relevé, ce calcul est impossible.
- Sans preuve, l'URSSAF peut régulariser en appliquant le forfait, selon une position de l'URSSAF rapportée par LégiSocial.
- Bloquer la carte carburant le week-end ne suffit pas à prouver l'absence d'usage privé du carburant, précise le BOSS cité par Lefebvre Dalloz.
Les mentions à noter
Aucune liste officielle n'existe. Pour chaque trajet, les mentions utiles sont :
- la date et le nom du conducteur ;
- le lieu de départ et d'arrivée ;
- le kilométrage au départ et à l'arrivée ;
- le motif, et la nature du trajet : professionnel ou privé.
Notre modèle de carnet de bord, en Excel et en PDF, reprend ces colonnes et totalise les kilomètres par nature. Avec un boîtier télématique, les trajets et le kilométrage remontent automatiquement.
Questions fréquentes
Le carnet de bord est-il obligatoire pour un véhicule de société ?
Il n'est pas imposé en tant que tel : la preuve des kilomètres est libre. Mais sans relevé, l'employeur ne peut pas justifier les kilomètres privés ni l'usage professionnel, et l'URSSAF peut appliquer le forfait.
Comment prouver les kilomètres privés d'un véhicule de fonction ?
Par tout moyen : carnet de bord, carnet de visite ou de rendez-vous, données de trajets. Le relevé doit permettre de distinguer, trajet par trajet, les kilomètres professionnels et privés.
Que noter dans un carnet de bord ?
Pour chaque trajet : la date, le conducteur, le départ et l'arrivée, le kilométrage de début et de fin, le motif et la nature du trajet, professionnel ou privé.
Pour aller plus loin
- Modèle de carnet de bord véhicule
- Véhicule de fonction ou de service : les différences
- Calculateur d'avantage en nature
Sources
Mots-clés
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carnet de bord véhicule de service
carnet de bord voiture
relevé kilométrique
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