Durée de conservation des données

La durée de conservation est la période pendant laquelle une donnée personnelle peut être gardée, au-delà de laquelle elle doit être supprimée ou anonymisée, sauf archivage intermédiaire à accès restreint justifié par une obligation légale ou un contentieux. Elle se fixe par finalité, pas par confort. Pour la géolocalisation des véhicules de salariés, la CNIL retient 2 mois en règle générale, 1 an pour l'optimisation des tournées et 5 ans pour le suivi du temps de travail.

Une durée par finalité

Une donnée n'a pas de durée en soi : elle a une durée pour un usage donné. La même position GPS peut être conservée deux mois si elle sert à la supervision quotidienne, un an si elle prouve qu'une intervention a bien eu lieu et qu'aucun autre moyen ne permet de l'établir.

D'où la méthode : on liste les finalités du traitement, on attribue une durée à chacune, et la donnée sort de chaque traitement à l'échéance de sa finalité — jamais une durée générique appliquée à tout.

Les durées retenues par la CNIL pour une flotte

Finalité	Durée
Règle générale — positions et trajets	2 mois
Optimisation des tournées, ou preuve d'une intervention lorsqu'aucun autre moyen ne permet de la rapporter	1 an
Suivi du temps de travail, à titre accessoire et faute d'autre moyen	5 ans

Les autres catégories de données d'un parc suivent leur propre logique. Les pièces comptables et les factures relèvent des obligations légales de conservation. Les comptes utilisateurs et leurs journaux de connexion sont supprimés à la fin du contrat, selon les modalités convenues.

Annoncer une durée est un engagement

Une durée publiée sans mécanisme qui l'applique n'est pas une politique, c'est une allégation — et c'est l'un des points les plus simples à contrôler, puisqu'il suffit d'une requête pour connaître la donnée la plus ancienne en base.

La question à poser à tout éditeur est donc : la purge est-elle automatique ou manuelle ? Puis : quelle est la position la plus ancienne actuellement stockée ?

Un obstacle technique explique beaucoup de dépassements. Si les rapports de coût sont calculés sur les positions brutes, purger à deux mois casse les indicateurs. La solution n'est pas de conserver plus longtemps mais d'agréger : les indicateurs sont calculés puis conservés, les positions brutes sont purgées à l'échéance.

Chez Dadycar

Le détail des engagements de Dadycar figure sur la page Confiance et sécurité. La méthode pour auditer cette question chez n'importe quel éditeur est détaillée dans l'article sur l'hébergement des données d'un logiciel de gestion de flotte, et le cadre applicable aux salariés dans le guide de la télématique et du RGPD.

Sources

• CNIL — Les durées de conservation des données
• CNIL — La géolocalisation des véhicules des salariés

Questions fréquentes

Combien de temps peut-on conserver les positions GPS d'un véhicule de société ?

La CNIL retient 2 mois en règle générale. La durée monte à 1 an lorsque les données servent à optimiser les tournées ou à prouver une intervention qu'aucun autre moyen ne permet d'établir, et à 5 ans lorsqu'elles servent au suivi du temps de travail, admis seulement à titre accessoire.

Que se passe-t-il à l'expiration de la durée de conservation ?

La donnée doit être supprimée ou anonymisée, ou placée en archivage intermédiaire à accès restreint si une obligation légale ou un contentieux le justifie. Une conservation au-delà de la durée fixée, sans finalité qui la justifie, constitue un manquement — et se vérifie directement en base.

Qui fixe la durée de conservation, le client ou l'éditeur ?

Le responsable de traitement, c'est-à-dire l'entreprise cliente : c'est elle qui détermine les finalités. L'éditeur, en tant que sous-traitant, doit fournir le mécanisme qui applique cette durée et la documenter.